Dieser Artikel erklärt, wie die Erstattungsfunktion in VIA eingerichtet wird – vom ersten Kundenwunsch bis zur fertigen Konfiguration.

Überblick

Die Erstattungsfunktion, eine Unterfunktion innerhalb eines Antrags, ermöglicht es Nutzer*innen, Fahrtkosten (z. B. für selbst organisierte Fahrten) direkt über VIA einzugeben und die Erstattung zu bearbeiten. Im Unterschied zu Standardmodulen wie ÖPNV oder FSV gibt es hier keine vordefinierten Eingabemasken – die Konfiguration ist immer individuell.

Vertragliche Grundlage

Die Erstattungsfunktion ist in der Regel an das ÖPNV-Modul geknüpft. Die monatliche Pauschale bleibt unverändert – unabhängig davon, wie oft oder wie viele Erstattungsanträge gestellt werden. Für Details zum eigenen Vertrag bitte den Vertrag prüfen oder uns ansprechen.

Konfiguration

Die Erstattungskonfiguration ist immer eine Individualentwicklung. Anders als bei ÖPNV oder FSV (mit vordefinierten Masken für Haltestellen, Zeiten etc.) ist das Interface beim Anlegen eines Erstattungsantrags zunächst leer und wird gemeinsam mit dem Kunden mit Feldern, Tabellen und weiteren Elementen befüllt.

Klassischer Ablauf

  1. Erstkontakt und Bedarfsermittlung

  2. Ausfüllen eines Fragebogens zur Anforderungsdefinition

  3. Abstimmungstermin zur Klärung offener Fragen

  4. Konfiguration der individuellen Maske

  5. Freigabe und Inbetriebnahme

Schnittstellen

Häufig wird bei der Erstattungskonfiguration auch eine Schnittstelle zu einem Drittsystem gewünscht – beispielsweise zu einer Kassensoftware. Für die Einrichtung benötigen wir:

  • Name des Zielsystems / der Software

  • Schnittstellenbeschreibung (idealerweise als technische Dokumentation)

Kosten

  • Datei-Schnittstelle: Einmaliger Konfigurationsaufwand (häufig bereits Teil des Vertrags)

  • Automatisierte Schnittstelle: Einmaliger Konfigurationsaufwand zzgl. monatlicher Wartungspauschale

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