Grundlagen

• Neue Schüler*innen-Ansicht Vorstellung der neuen Schüler*innen-Ansicht mit relevanten Funktionen und Änderungen, einschließlich eines Links zu einem erklärenden Video.
• Globale Suchfunktion In VIA können Sie gezielt nach Schüler*innen, Schulen und anderen Informationen suchen, indem Sie die Tastenkombination "Alt + Leertaste" (Windows) oder "Option + Leertaste" (Mac) verwenden, um die Suchmaske zu öffnen und die gewünschten Daten einzugeben.
• Duplikate-Prüfung & -Zusammenführung von Schüler*innen Doppelte Schülerdaten in VIA können durch Eingabefehler entstehen. Die Zusammenführung erfolgt durch Überprüfung und Auswahl der relevanten Informationen, einschließlich Passbilder und Erziehungsberechtigte. Besondere Vorsicht ist bei myVIA-Accounts geboten, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Daten verloren gehen. Ein Videotutorial ist verfügbar.
• Der Umzugs-Assistent Der Umzugs-Assistent hilft bei Änderungen von Beförderungsinformationen, wie Schul- oder Wohnortwechsel, und berücksichtigt bestehende Fahrtanforderungen sowie Touren. Ein Video-Link ist ebenfalls verfügbar.
• Was sind Anträge? Anträge in VIA sind entscheidend für die Beförderung und definieren Zeitraum, Art und Ziel. Sie können bei Änderungen wie Wohnort oder Schule neu erstellt werden, um eine klare Historisierung zu gewährleisten. Die Erstellung erfolgt beim Anlegen einer Person oder über die Antragskacheln, und relevante Informationen wie ID, Status und Gültigkeit sind sichtbar. Änderungen sollten über Assistenten erfolgen, um die Nachverfolgbarkeit zu sichern.
• ÖPNV-Zumutbarkeitsprüfung per Stapelverfahren Mit dem Modul zur ÖPNV-Zumutbarkeitsprüfung können die Beförderungsbedingungen für Schüler automatisiert geprüft werden. Voraussetzungen sind die Erfassung von Unterrichtszeiten und Prüfsets. Die Ergebnisse zeigen, ob die Kriterien wie Schulweg- und Wartezeiten erfüllt sind, und ermöglichen die Genehmigung oder Ablehnung von Anträgen.
• Hochstufen von Schüler*innen bzw. deren Anträgen Die Funktion "Hochstufen" in VIA ermöglicht es, Schüler*innen ins nächste Schuljahr zu versetzen. Der Prozess umfasst das Filtern von Schülerdaten, das Festlegen grundlegender Änderungen und individuelle Anpassungen, gefolgt von einer Bestätigung der Änderungen. Videotutorials unterstützen bei der Durchführung.
• Passende Vorauswahl zum Hochstufen festlegen Anleitung zur Anpassung der Vorauswahl im Hochstufungsprozess: Klassen- und Antragsstatusvorauswahl können in den Systemeinstellungen durch Administratoren festgelegt werden, um automatische Vorschläge für Schüler zu optimieren.
• Der Änderungsassistent Der Änderungsassistent hilft bei Änderungen des Wohnorts oder der Schule von Schülern, indem er neue Anträge erstellt und bestehende Fahrtanforderungen anpasst. Nutzer können den Assistenten über die Schüler-Suche aufrufen und verschiedene Optionen zur Anpassung von Anträgen und Tickets auswählen.
• ÖPNV-Fahrtanforderung & Ticket erzeugen und bearbeiten Anleitung zur manuellen Erstellung einer ÖPNV-Fahrtanforderung für Schüler*innen, einschließlich der Auswahl von Haltestellen, Ticketarten (Verbindung oder Relation) und der Möglichkeit, Bemerkungen hinzuzufügen. Nach Abschluss der Einstellungen kann das Ticket erfolgreich erstellt werden.
• Live- & Test-Datenbank VIA gibt es in zwei Umgebungen: die Live-Datenbank für den echten Betrieb und die Test-Datenbank als wöchentliche Spiegelung. Die Test-Datenbank wird jeden Sonntag überschrieben und eignet sich nicht für längerfristige Änderungen.
• Erweiterte Schülersuche Die erweiterte Schülersuche ermöglicht das Suchen und Filtern von Schüler*innen anhand mehrerer Kriterien, anstatt nur über Name oder Schülernummer. Die Ergebnisse werden in Tabellen- und Kartenansicht dargestellt. Die Suche kann mehrere Schulen umfassen und bietet eine einfache Handhabung zur gezielten Zusammenstellung von Schülergruppen.
• Ermittlung der nächstgelegenen Schule Der Artikel beschreibt zwei Methoden zur automatischen Ermittlung der nächstgelegenen Schule in VIA, die entscheidend für den Anspruch auf Schülerbeförderung sind. Die erste Methode basiert auf der Distanz zwischen Wohnort und Schule, während die zweite Methode geografische Schulbezirke nutzt. Zudem wird erläutert, wie die ermittelten Schulen im Antragsformular für die Schülerbeförderung integriert werden, um den Antragsprozess zu erleichtern und Fehler zu reduzieren.
• Anträge und Eigenanteile konfigurieren In VIA sind Anträge unterhalb der Schüler zwingend aktiviert und dienen der Abgrenzung verschiedener Zeiträume. Organisationen können Eigenanteils-Stufen und jährliche Grenzen für Beförderungskosten festlegen, wobei diese Optionen ignoriert werden können, wenn keine Eigenanteile erhoben werden. Zudem können Statusänderungen bei Hochstufungen und Parameter für Eigenanteils-Erlass erfasst werden.
• Schüler und Schülerinnen Anleitung zur Erstellung von Schüler*innen in VIA: Menü nutzen, Daten eingeben, Anträge anlegen und verwalten, sowie zusätzliche Informationen und Dokumente verknüpfen. Wichtige Punkte sind Stammdaten, Erziehungsberechtigte und die Zuweisung zu Schulen.