Anleitung zur Anlegung eines neuen Nutzers

Mit diesen Schritten können Sie erfolgreich einen neuen Nutzer in Ihrem System anlegen und ihm die notwendigen Zugriffsrechte gewähren. Nach der ersten Anmeldung mit dem Initialpasswort fordert VIA den neuen Nutzer automatisch auf, ein eigenes Passwort festzulegen.

Schritt 1: Öffnen der System-Nutzer*innen-Einstellungen

  1. Klicken Sie auf "Daten & Optionen" in der Menüleiste.

  2. Wählen Sie "Systemeinstellungen" aus dem Dropdown-Menü.

  3. Klicken Sie auf "System-Nutzer*innen", um die Nutzerverwaltung zu öffnen.

Schritt 2: Hinzufügen eines neuen Nutzers

Innerhalb der System-Nutzer*innen-Ansicht finden Sie oben rechts ein blaues Pluszeichen (+). Klicken Sie darauf, um einen neuen Nutzer anzulegen.

Schritt 3: Ausfüllen der Nutzerinformationen

In der Liste der Nutzer*innen wurde nun unten ein neuer Nutzer angelegt (z.B. Nutzer_123ab). Wählen Sie den neuen Nutzer aus und tragen Sie die gewünschten Informationen ein. Unbedingt sollten Sie den Login-Name festlegen.

Zusätzlich können Sie folgende Felder ausfüllen:

  • Vorname

  • Nachname

  • E-Mail-Adresse

  • Telefon

  • Fax

  • Zimmer

  • Position

Die ausgefüllten Nutzerinformationen können später automatisch eingefügt werden, zum Beispiel bei Ihren Bescheiden.

Schritt 4: Zuweisung einer Rolle

Jeder Nutzer muss eine bestimmte Rolle zugewiesen bekommen, die seine Berechtigungen und Zugriffsrechte definiert. Weitere Informationen zur Zuweisung von Rollen finden Sie im entsprechenden Artikel zur Rollenverwaltung.

Schritt 5: Generieren des initialen Passworts

Um das initiale Passwort zu generieren, können Sie den "Passwort-Generator" verwenden. Wählen Sie hierfür die Checkbox “Neues Passwort vergeben”.

Schritt 6: Weitergabe des initialen Passworts

Das generierte Passwort wird angezeigt. Kopieren Sie es sicher, da es initial an den neuen Nutzer weitergegeben werden muss.

Schritt 7: Änderung des Passworts durch den neuen Nutzer

Der neue Nutzer meldet sich mit dem initialen Passwort an. VIA erzwingt danach technisch, dass er ein eigenes, sicheres Passwort festlegt (mindestens 14 Zeichen), bevor er weiterarbeiten kann. Später kann das Passwort jederzeit in den eigenen Kontoeinstellungen geändert werden.