Was sind Anträge?

Was wird in VIA als Anträge verstanden?

• Anträge sind der zweite Baustein in VIA, nachdem Sie eine neue Person in VIA angelegt haben. Beim Anlegen einer Person geben Sie lediglich Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum, Geschlecht und E-Mail ein.

• Beförderungszeitraum und -art sowie Ziel- und Startpunkt werden über den Antrag definiert.

• Anträge sind meist pro Schuljahr gültig, können aber auch für einen längeren Zeitraum genutzt werden, abhängig von der jeweiligen Arbeitsweise.

• Anträge, die für ein Schuljahr gültig sind, sind auch zum Schuljahreswechsel für den Hochstufungs-Prozess interessant. In diesem Beispiel würde über das Hochstufen ein neuer Antrag für das folgende Schuljahr generiert und die Klassenstufe um eins angehoben werden.

• Grundsätzlich gilt: verändert sich eine wichtige Information zur Beförderung (z.B. besuchte Schule oder Wohnort) dann wird ein neuer Antrag generiert, welcher die neuen Parameter ab einem bestimmten Stichtag darstellt. Die Beförderung kann in einem Folgeantrag somit neu organisiert werden.

• Dies macht auch die Historisierung sehr übersichtlich. Sie können somit jederzeit vergangene und zukünftige Änderungen schnell und einfach überblicken.

Wie erstelle ich einen neuen Antrag?

1. Wenn Sie eine neue Person in VIA anlegen, können Sie auch direkt den ersten Antrag mit anlegen, in dem Sie die hervorgehobene Check-Box aktivieren und dann alle beschriebenen Daten ergänzen.

1. Wenn die Person bereits in VIA registriert ist, öffnen Sie diese Person und finden im linken unteren Bereich die Antragskacheln. Über das blaue Plus kann ein neuer Antrag angelegt und bearbeitet werden.

Welche Informationen sind im Antrag sichtbar?

Daten

ID

• Die ID wird vom System automatisch generiert. Jeder Antrag hat eine eigene ID.

Status

• Der Status gibt den aktuellen Bearbeitungsstand wieder.

Schuljahr

• Hier können Sie zwischen den in den Systemeinstellungen (Initialisierung) hinterlegten Schuljahren auswählen und das gewünschte, für diesen Antrag relevante Schuljahr wählen.

von - bis

• Hier kann die Gültigkeit des Antrags, unabhängig vom Schuljahr manuell definiert werden. Ggf. genehmigen Sie Beförderungsansprüche über mehrere Jahre, sofern sich die Grundparameter wie Schule und Wohnort nicht verändern.

• Änderungen der Gültigkeit sollten idealerweise über die Funktionen “Antrag verlängern”, “Antrag beenden” oder den Änderungsassistenten erfolgen. Dadurch bleiben Anpassungen nachvollziehbar, und Fahrtanforderungen können automatisch an die neue Gültigkeit angepasst werden.

• Ein manuelles Ändern wird nur empfohlen, wenn sich die Gültigkeit von Antrag und Fahrtanforderung bewusst unterscheiden soll oder wenn beim Anlegen eines Antrags ein Fehler unterlaufen ist.

Art

• Hier können Sie über Check-Boxen festlegen, welche Beförderungsarten relevant sind (ÖPNV, FSV, Erstattung).

Anschrift & Besuchte Einrichtung

Anschrift

• Hier geben Sie den Wohnort der Person in gewohnter Art und Weise an.

• VIA bevorzugt auf Grundlage des Kartenmaterials die ausgeschriebene Variante der Straße. Also in unserem Beispiel Musterstraße 1 statt Musterstr. 1.

• Über den blauen Button “Karte” können Sie die eingegebene Adresse bei Bedarf auf Richtigkeit überprüfen. Sollte die Adresse nicht gefunden und somit nicht geokodiert werden können, dann bekommen Sie hier einen entsprechenden Hinweis.

Einrichtung

• Hier können Sie zwischen den in den Stammdaten → Schulen hinterlegten Einrichtungen auswählen. Die Adresse der gewählten Einrichtung liegt dann als Beförderungsziel zu Grunde.

Klasse & Zusatz

• Hier sind wiederum die in den Systemeinstellungen (Initialisierung) hinterlegten Klassenstufen auszuwählen. Im Zusatzfeld können Klassenstufenzusätze eingetragen werden.

Schulart, Schulform & Schulprofil

• Hier können ebenfalls die in den Systemeinstellungen (Initialisierung) hinterlegten Informationen ausgewählt werden. Diese stellen ein eindeutiges Merkmal dar, welches später für weiterführende Auswertungen und Reports genutzt werden kann.

• Die Schulart kann in den Stammdaten der Schulen hinterlegt werden. Ist dies der Fall wird die Schulart direkt automatisiert mit angezeigt.

Nächstgelegene Einrichtungen

• Hier können weitere, für die Anspruchsprüfung relevante Einrichtungen hinterlegt werden. VIA berechnet dann die Fußläufige- und die Fahrtdistanz zur besuchten und allen hinterlegten nächstgelegenen Einrichtungen.

Entfernungen in km

Hier wird die Entfernung des Wohnortes zur besuchten Schule in km angegeben. Sie können sich hierfür auch die genauen Routen als Kartenansicht über den blauen Button “Karte” anzeigen lassen.

Anhängte Dateien

Hier werden die für den Antrag relevanten angehängten Dateien, Dokumente, Bescheide und/oder Tickets angezeigt.

ÖPNV-Prüfung

Hier wird der Status der ÖPNV-Prüfung angezeigt.

Bankverbindung und Attribute

• Wenn Sie in den Stammdaten der Person eine Bankverbindung eingetragen haben (bspw. für das Abrechnen von Eigenanteilen), dann wird Ihnen diese hier angezeigt.

• Antrags-Attribute sind antragsgebundene und somit kurzfristig geltende Attribute, die in den Systemeinstellungen unter dem Bereich „Initialisierung“ angelegt werden. Sie können sich bei Änderungen wie einer neuen Adresse oder Schule wieder ändern.

Wie wird ein Folgeantrag auf Grundlage einer Änderung erstellt?

(1) Änderungsassistent

(2) Antrag duplizieren

Über diese Funktion können Anträge und dazugehörige Fahrtanforderungen dupliziert werden.

(3) Antrag verlängern

• Zu einem ausgewählten Datum werden folgende Aktionen durchgeführt:

  • Der aktuelle Antrag wird verlängert.

  • ÖPNV-Fahrtanforderungen mit gültigen Tickets werden verlängert.

  • Falls das ausgewählte Datum in einer neuen Tarifmatrix-Version liegt, wird das aktuelle ÖPNV-Ticket aufgesplittet.

(4) Geodaten aktualisieren

Die Geodaten des Antrages können aktualisiert werden, indem die bisherige Geo-Kodierung übernommen oder eine neue erstellt wird. Zusätzlich kann die Auswahl getroffen werden den ausgewählten Geopunkt für Distanzen zu Schulen und/oder für FSV-Fahrtanforderungen zu berücksichtigen.

(5) Workflow ausführen

Workflows sind individuell konfigurierte Arbeitsabläufe, die bestimmte Aktionen ausführen, bspw. per Workflow eine E-Mail versenden. Hier können einzelne Workflows ausgewählt und manuell ausgeführt werden.

(6) Antrags-Historie

(7) Antrag löschen

Grundsätzlich empfehlt es sich, bei Änderungen am Antrag die oben genannten Widgets zu nutzen, sodass eine Historisierung/Nachverfolgung der Anträge möglich ist. In manchen Fällen kann das Löschen von Anträgen dennoch sinnvoll sein, z.B. wenn der Antrag fälschlicherweise angelegt wurde.

(8) Antrag beenden

• Zu einem ausgewählten Datum werden folgende Aktionen durchgeführt:

  • Der aktuelle Antrag wird beendet.

  • Alle gültigen FSV- und ÖPNV- Fahrtanforderungen werden beendet.

  • Die Person wird aus allen Umläufen entnommen und es werden neue Umlauf-Stände erzeugt.

  • Gültige ÖPNV-Tickets werden als zurückgegeben markiert.

Hier geht es weiter

→ Der Änderungsassistent