Historie

Aktivierung der Historie-Funktion

Die Historie-Funktion muss zunächst in den Systemeinstellungen der Software aktiviert werden. Folgen Sie diesen Schritten, um die Historie zu aktivieren:

1. Öffnen Sie über Daten & Optionen die Systemeinstellungen.

2. Navigieren Sie zum Abschnitt System-Verhalten.

3. Aktivieren Sie die gewünschte(n) Option(en) unter Historie schreiben.

   

Optionale Nutzerprotokollierung

Innerhalb der Historie-Einstellungen gibt es die Möglichkeit, die Aktivitäten von Nutzern zu loggen. Bevor Sie diese Option aktivieren, ist eine Absprache mit dem Personalrat erforderlich:

• Bedenken: Das Loggen von Nutzeraktivitäten könnte zur Erstellung von Arbeitsprofilen genutzt werden, was arbeitsrechtliche Implikationen haben kann.

• Vorgehen: Besprechen Sie die Aktivierung dieser Funktion mit dem Personalrat, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Aspekte berücksichtigt werden.

Beispiel

Jeder Eintrag wird nach dem Datum und der Uhrzeit der Änderung erfasst und gruppiert. Nehmen Sie gleichzeitig mehrere Änderungen vor, so erscheinen diese gesammelt untereinander. Entweder sehen Sie nur die zeitliche Einordnung (Beispiel A). Oder wenn Sie die Option Nutzer*in mit loggen im System-Verhalten aktiviert haben, sehen Sie außerdem, durch welche*n Nutzer*in die Änderung getätigt wurde (Beispiel B).

Die Historie gibt Ihnen jeweils verschiedene Informationen über Änderungen aus:

1. Feld = Änderung an folgenden Daten

2. alter Wert = Bezeichnung vor der Änderung

3. neuer Wert = Bezeichnung nach der Änderung

In Beispiel B war das E-Mail Feld am Schüler in den Stammdaten erst nicht befüllt, weshalb das Feld bei altem Wert (2) frei ist. In Beispiel A wurde die E-Mail geändert, weshalb der alte sowie der neue Wert angezeigt wird.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, spezifisch nach Änderungen zu suchen (4).

Verfügbarkeit der Historie in VIA

Nach der Aktivierung der Historie können Sie die Änderungshistorie in folgenden Bereichen der Software einsehen. Pro Bereich sehen Sie Beispiele der registrierten Änderungen, diese sind nicht als vollständige Auflistung zu sehen:

Schüler

Datenbeispiele: Name, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Bemerkungen.

Antrag

Datenbeispiele: Gültigkeit des Antrags, Anschrift, Entfernung der Route.

Tour

Datenbeispiele: Name der Tour, beteiligtes Unternehmen, Gültigkeit, Kapazität, Bemerkungen.

Umlauf

Datenbeispiele: Gesamtkilometer, Besetzt-Kilometer, Anzahl der Tage, Start- und Endzeiten.

Schule

Datenbeispiele: Name der Schule, Kürzel, Anschrift, Kontaktinformationen.

Unternehmen

Datenbeispiele: Name des Unternehmens, Kürzel, Anschrift, Kontaktinformationen.

Haltestelle

Datenbeispiele: Bezeichnung der Haltestelle, Koordinaten, Gültigkeitsdauer, Zugehörigkeit.

Hinweise zur ersten Version

Bitte beachten Sie, dass die aktuelle Version der Historie-Funktion noch nicht alle Bereiche abdeckt. Beispielsweise wird die Historie für Erziehungsberechtigte derzeit noch nicht geführt. Die Erweiterung der Funktion um diese und andere Bereiche ist jedoch bereits in Planung.

Aktuell registrierte Änderungen