Über das Online-Antragsportal myVIA können Erziehungsberechtigte und Bürger online Anträge zur Schülerbeförderung einreichen. Eine automatisierte Vorabprüfung gibt den Antragsstellenden eine Ersteinschätzung zum voraussichtlichen Anspruch und gibt einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand eingereichter Anträge. Die Benutzung von myVIA setzt den Einsatz der Software VIA voraus.

Inhaltsverzeichnis

1. Allgemeine Funktionen

1.1 Web-Basierung

  • myVIA beruht auf Webtechnologien und ist im Internet freigegeben, sodass auch außerhalb des Netzwerks des AG mit mobilen Endgeräten (Smartphones oder Tablets) auf die Software zugreifen kann.

  • Die Anwendung ist barrierearm und mehrsprachig.

  • Die Anwendung kann an das Corporate-Design des AG angepasst werden.

1.2 Registrierung & Verifikation

Die Anmeldung in der Anwendung erfolgt über individuelle Nutzerkonten, die Antragsstellende selbst anlegen. Während der Registrierung können die angegebenen Daten durch einen Abgleich mit der Schuldatenbank (Name, Wohnsitz und besuchte Schule) und/oder dem Melderegister (Name und Adresse) validiert werden.

Zusätzlich kann zum Login auch die BundID des Nutzers gewählt werden. Während der Registrierung wird die Verwendung eines sicheren Passworts gefordert. Es muss eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) zur Verfügung stehen.

Alternativ zur Überprüfung per Datenabgleich per Schuldatenbank oder Melderegister kann ein PIN-Brief versendet werden. PIN-Briefe dienen der einmaligen Verifikation. Neue Nutzerkonten können erst nach Eingabe der PIN aktiviert und zur Antragstellung genutzt werden. Briefe werden über die Fachanwendung erstellt und können als Dokumente gedruckt und Verwendet werden.

1.3 Antragstellung

Die Anträge können als “Baukasten” frei nach Vorlage des AG modelliert werden. Eingabefelder können mit “Wenn-Dann-Funktionen” versehen werden und Aktionen auslösen. Spätere Anpassungen wie das Hinzufügen weiterer Eingabefelder sind möglich. Genauere Funktionen im Antrag werden unter Punkt 2.3 “Funktionen zur Antragsstellung” beschrieben.

Eine Erfassung in jährlich abgrenzbare Anträge im Freigestellten Schülerverkehr, ÖPNV, Fahrkostenerstattung und Selbstzahler ist möglich.

Bereits bei der Eingabe der Daten wird automatisiert eine Anspruchsprüfung für den vorher ausgewählten Antrag durchgeführt. Die Vorprüfung soll nach den Kritieren Mindestentfernung, nächstgelegene Schule und zumutbare ÖPNV-Verbindung prüfen. Die Prüfpunkte können verändert und von AG erweitert werden. Fällt die Vorprüfung negativ aus, kann der Antrag dennoch eingereicht werden. Eingereichte Anträge sind jederzeit historisiert einsehbar, können jedoch nicht mehr durch die Antragsstellenden bearbeitet werden. Zur Mitteilung von Änderungen können Änderungsanträge nachgereicht werden (bspw. bei Umzügen).

1.5 Benachrichtigungen bei Änderungen

Durch eine Benachrichtigungsfunktion können Updates zum Antragsstatus automatisch per E-Mail an den Antragsstellenden versendet werden. Diese Funktion ist individuell auch deaktivierbar.

1.6 Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Häufig gestellte Fragen mit entsprechenden Antworten können durch den AG selbstständig im Bereich „Frequently Asked Questions“ gelistet werden.

1.7 Geografische Einschränkung

Eine Funktion in myVIA ermöglicht geografische Einschränkungen für Online-Anträge, sodass nur Adressen innerhalb eines festgelegten Bereichs akzeptiert werden. Die Aktivierung erfolgt durch Hochladen einer GeoJSON-Datei in den Systemeinstellungen. Anträge außerhalb des Bereichs werden automatisch abgelehnt.

2. Spezifische Funktionen

2.1 Stammdaten der Nutzers

Die Stammdaten werden durch die Antragsstellenden bei Registrierung, sowie im Verlauf der Antragsstellung angegeben. Welche Informationen bei der Antragsstellung abgefragt werden sollen, kann je Antragsart durch den AG frei definiert werden. Der Nutzer soll über eine Kartenansicht den Schulweg (Fußläufig und ÖPNV-Verbindung) einsehen können.

Folgende Stammdaten müssen erfasst werden können:

  • Name (Vor- und Nachname),

  • Anschrift (Straße, Hnr, Plz, Ort, Ortsteil),

  • E-Mail-Adresse des Nutzers,

  • E-Mail-Adresse der Schulkinder (wenn zur Personalisierung der ausgestellten Tickets benötigt),

  • Kinder,

  • Kontaktdaten (Email und Telefon),

  • Bankverbindungen,

  • Spezifikationen wie Institution, Art des Erziehungsberechtigten etc.

  • Möglichkeit zur Abfrage von besonderen Anforderungen wie Rollstuhl, Gehhilfen, Medikationen etc.

2.2 Ansicht individueller Fahrpläne

Es ist dem Nutzer möglich, eine aktuelle ÖPNV-Beförderung anhand von Beförderungszeit sowie Ein- und Ausstiegshaltestelle zu suchen und diese zu speichern. Gleichzeitig können bei Hinterlegen der Schulbeginn und- endzeiten individuelle Fahrpläne pro Schultag berechnet und angezeigt werden.

Für Beförderungen im freigestellten Schülerverkehr ist es möglich, die genehmigte Beförderungsstrecke zum Antrag einzusehen. Der Nutzer sieht das befördernde Unternehmen sowie die geplanten Abhol- und Bringzeiten.

2.3 Funktionen zu Antragstellung

Folgende Funktionen sind möglich und können je nach Antragsart durch den AG aktiviert bzw. deaktiviert werden:

  • Möglichkeit zur Prüfung der „nächstgelegenen Schule“,

  • Möglichkeit zur Prüfung der Mindestkilometer,

  • Möglichkeit zur Prüfung, ob die Bezirksschule besucht wird,

  • Kartenansicht des Schulweges zu Fuß (inkl. Berechnung der benötigten Zeit und zurückgelegten Strecke),

  • Kartenansicht des Schulweges per ÖPNV (inkl. Berechnung der benötigten Zeit und zurückgelegten Strecke)

  • Automatisierte Ergebnismitteilung,

  • Anträge können unabhängig vom Prüfergebnis eingereicht werden,

  • Erfassung von Eigenanteilen für individuelle Zeiträume und Höhen,

  • Erfassung von Auszahlung bei Erstattungen für Nutzung Privat-PKW, Fahrkartenerstattung oder Probebeschulung,

  • Visuelle Darstellung aktueller, vergangener und zukünftiger Anträge in einer Übersicht,

  • Upload-Möglichkeit,

  • Erfassung individueller Bemerkungen,

  • Hochladen von Passbildern,

  • Abfrage von Geschwisterkindern,

  • Automatische Fußwegberechnung,

  • Info-Boxen zum Einblenden von individuellen Informationen oder weiterführenden Dokumenten

2.4 Funktionszusammenhang mit VIA

Anträge aus dem Online-Portal werden automatisch nach an die Fachanwendung übertragen. Das Ergebnis der Vorabprüfung wird dem AG mit der errechneten Begründung angezeigt (nächstgelegene Schule (ja/nein); Mindestentfernung erreicht (ja/nein); Beförderung ist zumutbar (ja/nein) etc.). Anschließend können über die Fachanwendung Bescheide erstellt werden. Dieser Prozess kann durch Workflows automatisiert werden.

Anträge die eingereicht werden, obwohl die Vorprüfung negativ ausfällt, müssen vom Bearbeiter manuell geprüft und beschieden werden.

Erstellte Bescheide können den Antragsstellenden als digitale Kopie bereitgestellt werden. Bei digitaler Bereitstellung eines Bescheides wird den Antragsstellenden eine Benachrichtigung per E-Mail gesendet.

2.5 Bestätigung des Schulbesuchs

Eingegangene Anträge können automatisch allen oder ausgewählten Schulen für eine Schulbesuchsbestätigung vorgelegt werden. Alternativ kann auch eine Schuldatenbank per Schnittstelle abgefragt werden. Schulen können tägliche Erinnerungsmails bei ungeprüften Anträgen erhalten. Bei der Prüfung durch die Schulen werden die vom AG festgelegten eineindeutige Merkmale des Schulkindes geprüft und der Schulbesuch mit einem Klick bestätigt oder abgelehnt werden. Ergänzend können Schulen Kommentare je Schulkind hinterlegen.

2.6 Nutzeroberfläche

  • Die Nutzeroberfläche ist ansprechend und leicht verständlich.

  • myVIA kann übersetzt werden. Wir liefern von uns aus eine deutsche und eine englische Sprachvariante, weitere Sprachen können ergänzt werden.

  • Die Anwendung ist Barriere-Arm und nach den “Web Content Accessibility Guidelines” (WCAG) entwickelt.

  • Die Bedienung kann auch mobil von Smartphones/Tablets mit Internetzugang
    erfolgen.

  • Die Antragsformulare sind in großen Teilen variabel und können durch Felder, Informationen und Logiken ergänzt werden.

3. Schnittstellen

3.1 Anbindung BundID

Nutzer können sich mit Ihrer BundID an myVIA anmelden, außerdem kann so gleichzeitig die Adresse verifiziert werden.

3.3 Anbindung Serviceportal

Die Anwendung lässt sich in eine bestehende Serviceportallösung des AG einbinden.

3.4 Anbindung Einwohnermeldeamt

Zur Verifikation der vom Antragsstellenden angegebenen Wohnadresse können die Daten über eine Schnittstelle zum Einwohnermeldeamt abgeglichen werden.

3.4 Anbindung Fahrplanauskunft

Durch die Anbindung einer Fahrplanauskunft, welche alle SOLL-ÖPNV-Daten bereitstellt, können durch Eingabe der Start-, Endhaltestelle und Adressen aktuelle Verbindungen abgerufen werden.