VIA ist speziell auf die Anforderungen des FSV und auf Vergabeprozeduren vieler Kreise in ganz Deutschland zugeschnitten. Mit unserem Vergabemodul unterstützen wir die Sachbearbeiter durch schlaue Funktionen, Informationsgewinn und Arbeitsreduzierung.

Über das eigene Vergabeportal von VIA wird außerdem die Leistungsbeschreibung online bereitgestellt. Bietern werden so auch die ausgeschriebenen Touren anonymisiert auf Karten dargestellt. Über den integrierten Routenplaner können Bieter außerdem die eigenen Fahrzeugstandorte angeben und erhalten so Leer- und Besetzt-Kilometer berechnet.

Vergabedatenbank einrichten lassen

Sie arbeiten bereits mit VIA und müssen bspw. im kommenden Jahr die Touren neu ausschreiben. Das bedeutet, dass die bereits gefahrenen Touren die Vorlage für die neu ausgeschriebenen bilden.

Kontaktieren Sie den Support und bitten Sie um eine Spiegelung der Live-Datenbank auf eine Vergabedatenbank.

Mithilfe der Vergabedatenbank bilden Sie einen Stand X zu einem bestimmten Zeitpunkt ab und können auf die Touren referieren. Gleichzeitig können Sie in der Live-Datenbank ganz normal Änderungen usw. aufnehmen und bearbeiten.

Aufrufen des Vergabemoduls in VIA

Das Vergabemodul finden Sie im Bereich Stammdaten.

Neue Vergabe anlegen

Über den Button Neue Vergabe (1) legen Sie eine neue Vergabe an.

Wenn Sie bereits Vergaben angelegt haben, können Sie diese über das Dropdown-Menü öffnen (2).

Folgende Parameter können Sie beim Anlegen einer Vergabe festlegen:

  • Vergabename

  • Kurzform: Ist notwendig für das Bieterportal

  • Vergabe-Art:

    • A1 National - Freihändige Vergabe

    • A2 National - Beschränkte Vergabe

    • A3 National - Offene Vergabe

    • B1 EU-weit - Verhandlungsverfahren

    • B2 EU-Weit - Offenes Verfahren

  • Angebotsfrist, von bis

  • Bindefrist

  • Ausführungszeitraum

Neues Los in einer Vergabe anlegen

Nach dem Anlegen der Vergabe legen Sie Lose an.

  • LosID: Wird vom System vergeben.

  • Los-Nr & Los-Name: Wird von Ihnen vergeben.

  • Beschreibung

  • Geschätzte Kosten

Tour zum Los über Vergabeansicht hinzufügen

Nachdem Sie ein Los erstellt haben, weisen Sie bestehende Touren diesem zu. Sie können beliebig viele Touren zu einem Los hinzufügen.

Tour zum Los über Tourenansicht hinzufügen

Sie können auch die Tour direkt über die Tourenansicht zum Los hinzufügen. Dafür navigieren Sie in den Stammdaten zum Reiter Vergaben und wählen dort Hinzufügen an.

Sie können hier die Tour zu einem Los hinzufügen, nachdem Sie die entsprechende Vergabe gewählt haben oder direkt ein neues Los erstellen.

Bieterportal

Um das Bieterportal aufzurufen, wählen Sie in der Losansicht unter Weiteres die Online-Vorschau an.

Es öffnet sich nun ein separates Fenster, das Bieterportal.

Tour aufrufen

Hier können Sie bzw. die Bieter im Bereich Tour die gewünschte Tour (1) anwählen. Mit Hilfe der Anleitung (2) werden die einzelnen Bereich im Portal genauer beschrieben.

Bieteranschrift bei Leer-Kilometer-Berechnung eingeben

Bieter können zur Berechnung von Leer-Kilometern Adressen erfassen im Portal.

Diese Einstellung können Sie in den Systemeinstellungen unter Portale festlegen.

Aufruf einzelner Fahrten

Hier wurde beispielhaft die Tour 1 angewählt. Sie sehen nun auf der linken Seite im oberen Bereich alle Fahrten, die sich in der Tour befinden. Diese sind aufrufbar.

Im unteren Bereich sehen Sie die berechnete Route mit Kilometeranzahl, Leer-Kilometern und Fahrgäste. Alle Ein- und Ausstiege werden als wohnungsnah angezeigt.

Konfiguration der Links im Bieterportal

Folgende Anzeigen und Links sind anpassbar im Bieterportal:

Unter Systemeinstellungen > Portale können Sie die Links oben rechts im Bieterportal anpassen.