Diese Aufgabe dient dazu, doppelt angelegte Schüler*innen zu einem zusammenzuführen.

Duplikatsprüfung allgemein

Unter gewissen Umständen kann es zu Duplikaten von Schüler*innen in VIA kommen. Eingabefehler wie das erneute Anlegen eines Datensatzes, weil z.B. der Schüler oder die Schülerin nicht gefunden wurde oder auch eine fehlerhafte Importtabelle, können dafür verantwortlich sein. Des Weiteren kommt es häufig durch myVIA zum doppelten Anlegen von Schülern.

Um doppelte Schüler*innen mit allen dazugehörigen Informationen in einen einzelnen Datensatz zusammenzuführen, gibt es außerdem eine Funktion zum Zusammenführen der beiden Datensätze.

VIA prüft nach gleichzeitig übereinstimmenden Informationen. Bei der Duplikatsprüfung MÜSSEN Vor- und Nachname identisch sein, damit VIA diese als ein und denselben Datensatz identifiziert.

Auf Duplikat überprüfen

  1. VIA weist Sie beim Öffnen eines Schülers automatisch auf ein mögliches Duplikat hin.

  2. Erscheint diese Meldung finden Sie rechts oben unter “Weiteres”, den Menüpunkt “Duplikate zusammenführen”.

  3. Im sich rechts öffnenden Seitenmenü Bereich listet VIA nun alle potentiellen doppelten Schüler auf.

  4. Wählen Sie den doppelten Datensatz mit einem Klick aus und starten Sie die Zusammenführung über die Schaltfläche “Zusammenführen” oben rechts.

Duplikate zusammenführen

Schritt 1

  1. Ihnen werden nun beide Datensätze angezeigt. Schüler*in A beschreibt den Ist-Zustand des Datensatzes welchen Sie am Anfang aufgerufen haben. Schüler*in B beschreibt den Ist-Zustand des doppelten Datensatzes, welchen Sie als Duplikat ausgewählt haben.

  2. Sie sehen nun alle Informationen im direkten Vergleich und müssen diese überprüfen. Eine Entscheidung bei unterschiedlichen Informationen ist notwendig. Setzen Sie das Häkchen in der Checkbox, welche Information Sie behalten wollen.

  3. In unserem Beispiel unterscheidet sich das Geburtsdatum und wir müssen das Richtige für die Zusammenführung bestätigen. Haben Sie nicht alle notwendigen Entscheidungen getroffen, dann wird VIA Sie darauf hinweisen.

Tipp: scrollen Sie im Bereich der Informationen bis ganz nach unten, damit auch wirklich alle relevanten Vergleichsinformationen geladen werden.

  1. Haben Sie alle notwendigen Entscheidungen getroffen, dann drücken Sie im rechten oberen Bereich den Button “ Schritt 1 bestätigen”.

⚠️ Besonderheiten in Verbindung mit myVIA ⚠️

  1. Wird in Schritt 1 sowohl bei Schüler*in A, als auch bei Schüler*in B eine myVIA-Account E-Mail angezeigt, handelt es sich um Schüler*innen, welche bei unterschiedlichen E-Mails von verschiedenen myVIA-Accounts stammen.

  2. Es gilt hier besondere Aufmerksamkeit, da im Falle einer Zusammenführung einer der beiden myVIA-Accounts nicht mehr existieren wird.

  3. Halten Sie unbedingt mit den Eltern Rücksprache, welcher Account (also welche E-Mail Adresse) bestehen bleiben soll.

  4. Prüfen Sie, ob erst eine Entknüpfung von Geschwistern erforderlich ist. (bei volljährigen Geschwistern mit eigenem Account)

  5. WICHTIG Alle Daten beider Accounts wie Erziehungsberechtigte, Kinder, bereits gestellte Anträge, Entwürfe, Bankdaten sowie hochgeladene Dateien und Dokumente bleiben bestehen und werden dadurch in einem myVIA-Account vereint

Schritt 2

  1. Entscheiden Sie sich für ein Passbild, insofern Verschiedene vorliegen.

Schritt 3, Schritt 4 & Schritt 5

  1. Im dritten Schritt werden Ihnen die Erziehungsberechtigten der beiden Datensätze angezeigt.

  2. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Informationen beider Schüler*innen und bestätigen diesen Schritt und folgende Schritte dann wieder im rechten oberen Bereich mit dem Button “Schritt 3 bestätigen”.

Sie treffen dieses Mal keine Entscheidung. Alle angezeigten Informationen beider Schüler*innen werden zusammengeführt.

  1. Im vierten Schritt werden Ihnen die Anträge, Fahrtanforderungen, Tickets und Erstattungen der beiden Schüler angezeigt. Hiermit gehen unter anderen Informationen wie die Anschrift, die besuchte Schule und hinterlegte ÖPNV-Tickets der Schüler*innen einher.

  2. Im fünften Schritt werden Ihnen die Dokumente beider Stände im Vergleich angezeigt. Hier gilt das selbe Prinzip wie in Schritt 3 und Schritt 4. Sie treffen keine Entscheidung sondern sehen alle relevanten Informationen. Alle Dokumente (auch aus der Dateiablage) beider Stände werden zusammengeführt.

Zusammenführung bestätigen

  1. Über den Button “Zusammenführung bestätigen” schließen Sie die Zusammenführung beider Stände ab.

  2. VIA bestätigt Ihnen die erfolgreiche Zusammenführung beider Schüler:

Wichtig: Der/Die Schüler*in welcher/welche nach dem Zusammenführen übrig bleibt sollte zwangsläufig noch einmal geprüft und bereinigt werden. Wie beschrieben, werden alle Informationen zusammengeführt. VIA trifft keine Entscheidung über richtig und falsch, das übernehmen Sie!

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