Erziehungsberechtigte sind in VIA fest mit Schüler*innen verknüpft und können direkt in den Stammdaten gepflegt werden. Bei Nutzung von myVIA werden sie automatisch aus dem Portal übernommen.

Wo finde ich Erziehungsberechtigte?

Erziehungsberechtigte sind in den Stammdaten eines Schülers / einer Schülerin hinterlegt. Du findest sie in der Mittelsektion unter der Überschrift Weitere Daten > Erziehungsberechtigte.

Geteilte Erziehungsberechtigte bei verknüpften Schüler*innen

Wenn mehrere Schüler*innen in VIA verknüpft sind, teilen sie sich denselben Datensatz für Erziehungsberechtigte. Das heißt: Eine Änderung an den Erziehungsberechtigten wirkt sich auf alle verknüpften Schüler*innen aus.

Achtung: Beim Zusammenführen von Schüler*innen immer prüfen, ob alle Erziehungsberechtigten-Einträge korrekt sind und die richtigen Personen zugeordnet wurden.

Erziehungsberechtigte aus myVIA

Wird myVIA als Elternportal genutzt, werden Erziehungsberechtigte automatisch aus myVIA in VIA übernommen. Die Daten werden von den Erziehungsberechtigten selbst in myVIA gepflegt.

Inzwischen können Sachbearbeiter*innen Adressen von Erziehungsberechtigten aus myVIA auch direkt in VIA bearbeiten. Zuvor war dies nicht möglich, da diese Adressen für manuelle Korrekturen gesperrt waren.

  • Adressen können direkt in VIA geändert werden.

  • Im Änderungsassistenten (z. B. bei einem Umzug) kann die neue Adresse per Checkbox auch auf die Erziehungsberechtigten übernommen werden — sofern die bisherige Adresse übereinstimmt.

  • Beim Zusammenführen von Duplikaten können Adressen der Erziehungsberechtigten in der Übersicht direkt angepasst werden oder auch überflüssige Erziehungsberechtigte gelöscht werden.

  • Pflichtfelder bei der Bearbeitung von Erziehungsberechtigten (bei Nutzung von myVIA): Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift und E-Mail.

Wird eine Adresse in VIA geändert, erhalten Nutzer*innen von myVIA einen entsprechenden Hinweis am betroffenen Erziehungsberechtigten-Eintrag.

Erziehungsberechtigte manuell hinzufügen (myVIA-Schüler*innen)

Standardmäßig können bei Schüler*innen mit myVIA-Konto keine Erziehungsberechtigten manuell in VIA hinzugefügt werden — da die Datenpflege grundsätzlich über myVIA erfolgen soll.

Auf Wunsch kann diese Einschränkung jedoch über eine Systemeinstellung aufgehoben werden:

  1. Systemeinstellungen → Systemverhalten öffnen.

  2. Checkbox "Erziehungsberechtigte hinzufügen können" aktivieren:

Ist die Einstellung aktiv, können Sachbearbeiter*innen Erziehungsberechtigte auch bei Schüler*innen mit myVIA-Konto manuell in VIA anlegen.

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