Die Funktion "Hochstufen" in VIA ermöglicht es Ihnen, Schüler*innen in das nächste Schuljahr zu versetzen oder sie an eine neue Schule zu überführen. Dieser Prozess ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Schüler*innen rechtzeitig und korrekt für die Beförderung eingestuft werden. Die folgende Anleitung führt Sie durch die Schritte, um Schüler*innen hochzustufen:

Zugriff auf die Funktion

  • Navigieren Sie über die Stammdaten zum Menüpunkt Schulen hochstufen.

  • Zudem können Sie die Funktion auch über die Schulen erreichen, wie folgend dargestellt:

    • Klicken Sie oben rechts auf "Weiteres" und dann auf "Schule hochstufen".

Filtern der Schülerdaten

  • Es öffnet sich ein neuer Tab.

  • Wählen Sie zunächst die Schule aus, die hochgestuft werden soll.

  • Dann öffnet sich der Bereich Suchen & Filtern.

  • Nutzen Sie die verfügbaren Filteroptionen, um die gewünschten Schülerdaten zu spezifizieren:

    • Beförderungsart (z. B. freigestellter Schülerverkehr, öffentlicher Personennahverkehr)

    • Antrag gültig am (Datum, zu dem die Anträge der Schüler*innen gültig sein müssen, z.B. heute oder auch häufig letzter Schultag des alten Schuljahres)

    • Neuer Zeitraum (Zeitraum für den neuen Antrag)

    • Klasse (aktuelle Klasse der Schüler*innen)

    • Status des Antrags (genehmigt, bearbeitet, usw.)

    • Attribute: Es können Attribute gewählt werden, die an Schüler*innen/Anträgen hinterlegt sind. Es können aber auch Attribute gewählt werden, die dann ausgeschlossen werden von der Suche.

      • Schüler-Attribute (z.B. Abholung zu Hause)

      • Antrags-Attribute

  • Nach Eingabe der Filterkriterien klicken Sie auf "Suchen", um eine Übersicht der passenden Schüler*innen zu erhalten.

Grundlegende Änderungen für alle ausgewählten Schüler*innen

  • Im Abschnitt "Grundlegende Änderungen" rechts oben können Sie allgemeine Parameter festlegen, die für alle ausgewählten Schüler*innen gelten sollen. Sie können hier keine, manche oder alle Parameter füllen.

  • Legen Sie fest:

    • Neue Schule (falls erforderlich)

      • Beachten Sie, dass bei Festlegung einer neuen Schule die hochgestuften Anträge keine neuen Fahrtanforderungen angelegt werden.

    • Neue Klasse (die Klasse, in die die Schüler*innen hochgestuft werden sollen)

    • Neuer Status (z. B. nicht bearbeitet, genehmigt, o.ä.)

  • Entscheiden Sie, ob im neuen Antrag direkt eine Fahrtanforderung und ggf. ein Ticket erzeugt werden sollen.

Schüler*innen auswählen, bei denen die Änderungen angewandt werden sollen

  • Sie können oberhalb der Liste alle, keine oder passende Schüler*innen auswählen.

  • Alternativ können Sie auch manuell die Schüler*innen auswählen, indem Sie die Kästchen ganz links anklicken.

ODER

Individuelle Anpassungen für einzelne Schüler*innen

  • Wenn Sie keine grundlegende Änderungen festlegen wollen, können Sie Schüler*innen auch einzeln in der Liste auswählen und individuelle Anpassungen vornehmen.

  • Wählen Sie eine:n Schüler:in aus der Liste aus, um dessen spezifische Informationen zu bearbeiten:

    • Neue Klasse

    • Neuer Status

4. Bestätigung und Durchführung

  • Überprüfen Sie sorgfältig alle vorgenommenen Änderungen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "X Anträge hochstufen" unten rechts, um die Hochstufung für die ausgewählten Schüler*innen durchzuführen.

Videotutorials

Teil 1 - Vorbereitungen

https://vimeo.com/1094033805/204bad061f

Teil 2 - Einzelnen Schüler im Antrag hochstufen

https://vimeo.com/1094034593/9547d5799d

Teil 3 - Schulen hochstufen

https://vimeo.com/1094035149/6e08f8afe0

Lesen Sie außerdem hier, wie Sie die optimale Vorbereitung für das Hochstufen treffen.

→ Passende Vorauswahl zum Hochstufen festlegen