VIA

Das Anlegen eines neuen Schuljahres in VIA ist die Grundlage für alle weiteren Arbeiten rund um ein anstehendes Schuljahr – darunter das Hochstufen der Schüler*innen, Importe von Schülerlisten sowie die Antragstellung in myVIA.

Schritt 1: Schuljahr in der Initialisierung anlegen

Navigieren Sie zu Systemeinstellungen → Initialisierung → Schuljahre und legen Sie dort das neue Schuljahr mit einem Namen an (z. B. "2026/2027").

Schritt 2: Schuljahresdaten im Kalender pflegen

Öffnen Sie das Optionen-Menü Kalender und hinterlegen Sie für das neue Schuljahr folgende Daten:

  • Startdatum (z. B. 01.08.2026)

  • Enddatum (z. B. 31.07.2027)

  • Ende mit Ferien (z. B. letzter Ferientag, oft Anfang August)

Alle drei Datumsangaben müssen gepflegt sein. Das Feld "Ende mit Ferien" wird insbesondere für die Steuerung der Schuljahres-Sichtbarkeit in myVIA benötigt.

Das bestehende Schuljahr bleibt beim Anlegen eines neuen unberührt. Mehrere Schuljahre können gleichzeitig aktiv sein.

myVIA

Wenn Sie myVIA nutzen, wirkt sich das neu angelegte Schuljahr direkt auf die Antragstellung im Elternportal aus. Sie können steuern, welche Schuljahre Eltern dort auswählen können.

Standardverhalten

Ohne weitere Einstellungen gilt folgendes Standardverhalten:

  • Alle aktuellen und zukünftigen Schuljahre sind sichtbar und auswählbar.

  • Vergangene Schuljahre werden automatisch ausgeblendet, sobald sie abgelaufen sind.

  • Ein neu angelegtes Schuljahr ist sofort in myVIA sichtbar.

Individuelle Einstellungen

Die Sichtbarkeit lässt sich pro Antragsart feiner steuern unter: Systemeinstellungen → (myVIA) Frontend → Sektion-Konfiguration → school

Dabei stehen zwei Optionen zur Verfügung:

Option 1: Dauer der Sichtbarkeit beeinflussen (oft für Erstattung sinnvoll)

Hierfür wird die Option daysToWaitForSchoolYear genutzt.

Diese bezieht sich auf das "Ende mit Ferien" und legt fest, wie lange ein Schuljahr über dieses Datum hinaus noch auswählbar bleibt. Positive Werte verlängern die Verfügbarkeit, negative Werte verkürzen sie.

Beispiel: Ende mit Ferien = 31.08., Wert = 30 → das Schuljahr ist noch bis 30.09. auswählbar. Sinnvoll, damit Eltern auch rückwirkend Erstattungsanträge stellen können.

Option 2: Start der Sichtbarkeit beeinflussen (oft für ÖPNV sinnvoll)

Hierfür wird die Option daysToWaitUntilStart genutzt.

Bezieht sich auf den Schuljahresbeginn und legt fest, ab wann ein kommendes Schuljahr auswählbar ist. Negative Werte bedeuten, dass das Schuljahr bereits vor seinem Beginn auswählbar wird.

Beispiel: Schuljahresbeginn = 01.09., Wert = -92 → das Schuljahr ist bereits ab dem 01.06. auswählbar. Typisch für die frühzeitige Antragstellung, z. B. bei ÖPNV-Anträgen.

Beide Optionen sind optional. Wenn keine gesetzt ist, gilt das oben beschriebene Standardverhalten.