Das Schul-Portal in VIA

Aktivierung in VIA

In den Systemeinstellungen legen Sie den Grundstein für die Arbeit mit dem Schulen-Portal - unter dem Punkt Portale können Sie das Schulen-Portal aktivieren:

Sobald Sie hier das Häkchen setzen, haben Sie unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten, je nach dem, was Ihre Schulen dürfen sollen und was nicht:

• Eigene Daten hinterlegen und Dateien hochladen

  • In Entwicklung

• den Login ohne 2-Faktor-Authentifizierung ermöglichen

  • Schulen können sich ohne zusätzlichen Sicherheitscode einloggen

Eine weitere Einstellung, die Sie vornehmen sollten, sofern die Schulen neue Schüler:innen anlegen dürfen, ist die Statusvergabe dieser neuen Anträge. Dies können Sie ebenfalls in den Systemeinstellungen festlegen, diesmal aber unter Anträge & Eigenanteile:

Standardmäßig ist der Status “leer”. Bitte wählen Sie entweder einen bereits existierenden Status (z.B. “nicht bearbeitet”) oder aber legen einen neuen Status spezifisch für diesen Fall an (z.B. “Neumeldung durch Schule”). Eine Erklärung, wie und wo Sie diese Einstellung vornehmen, finden Sie hier. Ein eigener Status ist besonders dann nötig, wenn Sie die Neumeldungen durch die Schulen in einer separaten Auswertung anzeigen lassen wollen.

Portal-Login vergeben

Nachdem das Schulen-Portal aktiviert wurde, entscheiden Sie, welche Schulen einen Zugang erhalten sollen. Diese Einstellung können Sie an jeder Schule individuell festlegen. Navigieren Sie hierfür über die Stammdaten zu den Schulen und wählen Sie eine aus. Rechts oben unter Weiteres finden Sie dann den Punkt Portal-Login.

(Alte Variante)

Der Nutzername ist dabei immer das in VIA genutzte Kürzel. Das Passwort vergeben Sie und können hierfür gerne den Generator verwenden. Sobald gespeichert, teilen Sie diese Anmeldedaten inkl. Ihrem VIA-Link der Schule mit. Der Zugang ist somit pro Schule für alle Sekretär:innen gleich. Für die Anmeldung nutzen die Schulen dann den Reiter Schulen. Bei der Verbindung wird, genau wie bei Ihnen, die Datenbank gewählt. Das heißt, dass auch die Schulen die Möglichkeit des Ausprobierens in der Test-Datenbank nutzen können.

Diese Variante steht weiterhin allen Kunden zur Verfügung, die damit schon arbeiten. Für alle Neu-Kunden oder Kunden, die die Portale neu für sich entdecken, steht die neue Variante zur Verfügung.

Neue Variante

Der neue Dialog inkludiert mehrere Logins für unterschiedliche Personen an der Schule. So können sich z.B. auch Lehrer:innen oder mehrere Sektretär:innen unabhängig voneinander einloggen und eigene Passwörter führen.

Um ein neues Konto anzulegen, klicken Sie bitte zunächst auf das blaue Plus. Anschließend geben Sie die E-Mail ein, aktivieren den Login, versenden das Passwort und speichern.

Im Anschluss wird automatisch eine E-Mail an die entsprechende Adresse versendet. Diese sieht dann beispielweise so aus:

Aufbau des Portals

Im Schulportal können Sie zwischen den Reitern Schüler:innen, Touren & Fahrten, Meine Schule und Freigegebene Formulare navigieren. Je nach ausgewähltem Schuljahr, ändern sich die angezeigten Daten im darunter liegenden Bereichen.

Informationen der Schüler:innen

Nachdem Einloggen gelangen Sie direkt zur Übersicht der schuljahresaktuellen Schüler:innen. Dort werden Schüler:innendaten der Schule nach

• Nummer,

• Zustand (aktuell, zukünftig, ehemals),

• Status (bearbeitet, genehmigt, kein Status, nicht bearbeitet, wahrscheinlich abgelehnt),

• Beförderung (ÖPNV, FSV),

• Name,

• Adresse und

• Klassenstufe aufgelistet.

Über das Drop-Down-Menü auf der linken Seite können Sie die jeweiligen Schuljahre auswählen, zu denen Schüler:innendaten vorhanden sind.

Filtermöglichkeiten

In der Schüler:innenansicht können Sie nach Informationen zu den Schüler:innen und den dazugehörigen Anträgen filtern und diese dann auch wieder löschen.

Einzelne Schüler:innen aufrufen

Über das Pluszeichen links können Sie sich detaillierte Informationen (z.B. Geburtsdatum, Schule, Attribute) zum Schüler/zur Schülerin aufrufen.

Über den Button Öffnen gelangen Sie zu Schüler:in-Details. Hier haben Sie die Möglichkeit, weitere Informationen zu den Stammdaten, zur Beförderung und zu Sorgeberechtigten einzuholen. Zudem können Sie in diesem Menü Abwesenheiten erfassen, Änderungen mitteilen und Dokumente erstellen und drucken.

Folgende Informationen erscheinen unter dem Reiter Stammdaten:

Wenn Sie den Reiter Beförderung anwählen, sehen Sie, mit welchem Ticket, welcher Art (ÖPNV, FSV, Erstattung) und in welchem Gültigkeitszeitraum das Kind befördert wird (analog zur Ticketdarstellung in VIA).

Abwesenheiten der Schüler:innen mitteilen

Unter dem Menüpunkt Abwesenheiten erfassen können Sie taggenau Abwesenheiten (ganztägig, Hinfahrt abwesend, Rückfahrt abwesend) einreichen.

Änderungen der Schüler:innen mitteilen

Im Bereich Änderungen mitteilen können Sie verschiedene Änderungen anwählen und diese auf ein bestimmtes Datum setzen.

Über den Button gesendete Meldungen können Sie sich eingereichte Änderungen zum Schüler/zur Schülerin bzgl. Stammdaten, Antrag/Ticket und Schulabgang anzeigen lassen.

Meldungen in VIA einsehen

Alle gemeldeten Änderungen und Abwesenheiten laufen für die Verwaltung in VIA in einem Dashboard-Widget zusammen. Jede Änderungsmeldung ist dabei direkt am jeweiligen Schüler bzw. an der jeweiligen Schülerin hinterlegt.

Um das Widget einzurichten, klicken Sie im Dashboard oben rechts auf „Bearbeiten“ und fügen das entsprechende Widget mit dem Typ „gemeldete Änderungen an Schüler:innen“ hinzu:

Nachdem Sie gespeichert haben, sehen Sie die neue Tabelle in Ihrem Dashboard. Sie können nach erledigten und nicht erledigten Meldungen filtern sowie nach Schulen oder auch die manuelle Suche nutzen.

Sobald Sie eine Meldung angeklickt haben, können Sie die Details über “Bearbeiten” abrufen und haben diverse Hilfestellungen, zum Beispiel ist bei Umzügen direkt der Umzugsassistent verknüpft.

Außerdem können Sie Abwesenheiten in Umläufen direkt berücksichtigen lassen.

Nach getaner Arbeit können Sie die Änderungen als bearbeitet markieren. Dies wird auch der Schule entsprechend angezeigt.

Touren & Fahrten

Im Bereich Touren & Fahrten werden die aktuellen Touren zur Schule dargestellt.

Mit Klick auf eine Tour gelangen Sie in die Ansicht Tour-Details, in der Schüler:innen der Tour inkl. Beförderungstage und -zeiten sowie Umläufen/Fahrten der Tour abgebildet werden.

Änderungen der Schule mitteilen

Unter dem Menüpunkt Meine Schule lassen sich Informationen zur Schule einsehen. Weiterhin können Änderungen über Vorlagen (Änderungen an den Stammdaten, Allgemeine Mitteilung, Änderung der Unterrichtszeiten) mitgeteilt werden.

Video