VIA konfigurieren

• Dokumente an externe Dokumenten-Management-Systeme senden (DMS) Um Dokumente an externe Dokumenten-Management-Systeme (DMS) zu senden, müssen spezifische Workflows eingerichtet werden. DMS-Objekte werden normalerweise automatisch erstellt, wenn ein VIA-Objekt angelegt wird. Dokumente müssen mit den Textmarken dms_json oder dms_xml vorbereitet werden, um die erforderlichen Metadaten bereitzustellen. Nach der Erstellung des Dokuments kann es in ein Austauschverzeichnis gespeichert und an das DMS hochgeladen werden, wobei eine Bestätigungsnachricht angezeigt wird. Ein Klick auf In E-Akte speichern überträgt das Dokument nicht ins DMS.
• Der Workflow-Builder Der Workflow-Builder in VIA ermöglicht die Konfiguration von Arbeitsabläufen, die Aktionen basierend auf Ereignissen ausführen, einschließlich Datenbankabfragen, E-Mail-Versand und Web-Requests. Interaktive und automatische Aktionen können verwendet werden, um verschiedene Workflows zu steuern und zu starten, auch über die REST-API oder zeitgesteuerte Cron-Jobs.
• Variable Felder & Bereiche verwalten Variable Felder und Bereiche in VIA ermöglichen die Anpassung und Erweiterung von Masken. Benutzer können eigene Bereiche erstellen, die von System-Bereichen getrennt sind, um neue Datenbanken aufzubauen. Die Verwaltung umfasst das Hinzufügen, Bearbeiten und Zuweisen von Feldern sowie die Festlegung von Berechtigungen und Bedingungen für deren Sichtbarkeit und Bearbeitbarkeit.
• Preisupdate (z.B. Deutschlandticket) Für das Preisupdate des Deutschlandtickets in VIA müssen die bestehenden Ticketpreise in einer CSV-Datei angepasst und hochgeladen werden. Es ist wichtig, die korrekte Schreibweise für die Preise einzuhalten und sicherzustellen, dass alle Spalten den Funktionsfeldern in VIA zugewiesen sind. Nach dem Import wird eine Bestätigung angezeigt, dass die Preisanpassung erfolgreich war.
• Schuljahr anlegen Wie Sie in VIA ein neues Schuljahr anlegen und steuern, welche Schuljahre Eltern in myVIA auswählen können.
• Wiedervorlagen und Erinnerungen Die Wiedervorlagefunktion ermöglicht individuelle Erinnerungen, z. B. zu fehlenden Unterlagen bei Schüler*innen, und kann nach Aktivierung durch den Support flexibel konfiguriert sowie verschiedenen Bearbeiter*innen zugewiesen werden. Über Stammdaten, eigene Vorlagetypen und Dashboard-Auswertungen behalten Sie alle offenen Wiedervorlagen im Blick und können diese direkt bearbeiten oder als erledigt markieren.
• Variable Felder online freigeben Die Freigabe von variablen Feldern ermöglicht die Zusammenarbeit bei Datensätzen und das Ausfüllen von Formularen. Benutzer können Einträge auswählen, Freigabeverwaltung öffnen und verschiedene Einstellungen vornehmen, einschließlich Passwortschutz und Benachrichtigungen bei Änderungen.
• Schulen und deren Spezifikation Schulen können mit Schulart und optionalen Merkmalen (Schulform, Schulprofil) angelegt werden. Diese Daten unterstützen in myVIA den Antragsprozess und die automatische Prüfung auf die nächstgelegene Schule. Verwaltung erfolgt in den Systemeinstellungen.
• GEO-API-UI Die Geo-API bietet ein User-Interface zur Darstellung von Adressen und Geokoordinaten auf einer Karte. Es ermöglicht die Integration grundlegender Funktionen in Drittprogramme über URLs mit speziellen Parametern, um Geo-Punkte einzeln oder in Gruppen darzustellen, sowohl durch direkte Koordinaten als auch durch Adressen. Parameter wie Längengrad, Breitengrad, Beschriftung und Markerfarbe sind erforderlich oder optional.
• System-Nutzer*innen Anleitung zur Erstellung eines neuen Nutzers im System: Einstellungen öffnen, Nutzerinformationen ausfüllen, Rolle zuweisen, initiales Passwort generieren und sicher weitergeben, sowie Passwortänderung durch den neuen Nutzer sicherstellen.
• Nutzer*innen-Rollen Das Dokument beschreibt die Nutzer*innen-Rollen im System VIA, die flexible Berechtigungen ermöglichen. Es gibt vier Standard-Rollen (Administrierende, Bearbeitende, Lesende, Kasse), die anpassbar sind. Zudem werden mögliche Einschränkungen nach Region, Beförderungsart, Schule und Unternehmen sowie besondere Zuweisungen von Berechtigungen für variable Felder und Auswertungen erläutert.
• S3- & DMS-Einstellungen Die Einstellungen für S3 und DMS in VIA umfassen die Benennung des S3 Buckets, die Einrichtung von Austausch-Verzeichnissen für den Dateiaustausch und die Anbindung externer DMS wie Enaio und D3. Austausch-Verzeichnisse sind passwortgeschützt und ermöglichen das Hochladen und Abrufen von Dokumenten durch Dritte.
• Routing-Optionen Übersicht zu Routing-Optionen: Einstiegszeiten, Ankunfts-/Abfahrtszeiten, maximale Schulwegezeiten, Streckenberechnung sowie Stapelplanung von Schüler*innen, Fahrzeugen und Rollstuhlplätzen.
• System-Parameter Die System-Parameter ermöglichen wichtige Einstellungen für die VIA-Instanz, einschließlich Server-Lokalisierung, Druckoptionen wie Firmen-Logo-Pfad und Print-Server-URLs, sowie Verhaltensoptionen wie die Zeit bis zur erneuten Login-Aufforderung. Einige Optionen sind veraltet, und bei Selbsthosting kann der SSL-Zertifikatscheck deaktiviert werden müssen.
• Löschroutinen Die Löschroutinen in VIA ermöglichen das automatische Löschen von Daten in vier Bereichen: Schüler-Daten, Schüler-Beförderungsdaten, Touren-Daten und Touren-Finanzdaten, wobei Löschzeiträume in Monaten festgelegt werden können. Der Zeitraum beginnt ab dem Anlegen, der letzten Bearbeitung oder dem Ende der Gültigkeit des Datensatzes und kann täglich, bei Server-Neustart oder manuell ausgeführt werden.
• Kalender Für jedes Kalenderjahr die Anzahl der Schultage und die Schuljahresgrenzen eintragen. Ferienzeiten können im Dialog “Ferienzeiten bearbeiten” für das Bundesland hinzugefügt werden, um in Auswertungen verwendet zu werden.
• System-Verhalten Im System-Verhalten können Funktionen aktiviert werden, die unterschiedliche Lizenzen und Kosten erfordern. Änderungen sollten nur nach Rücksprache mit SLN vorgenommen werden, daher erfolgt keine ausführliche Dokumentation.
• ÖPNV, Tickets & Tarife Der Dokument beschreibt die Konfiguration des ÖPNV-Bereichs in VIA, einschließlich der Einstellungen für Tarifanbieter, Ticketarten, Ticketerstellung und Tarifzonen. Es werden Optionen zur automatischen Ticketbuchung, manuelle Buchung, sowie zur Preisermittlung durch ÖPNV-Relationen behandelt. Zudem werden die verfügbaren Fahrkartenarten und Tarifzonen aufgelistet, und es wird erklärt, wie neue Verbindungen in der Tarif-Matrix angelegt werden können.
• Variable Felder & Bereiche Variable Felder werden in zwei Artikeln näher beschrieben, die im Dokument erwähnt sind, jedoch nicht aufgelistet werden.
• Portale Drei Portale für externe Partner ermöglichen den Zugriff auf relevante Daten. Es können Funktionen wie Änderungen an Schülern und Abwesenheitstage gemeldet werden. Variable Felder und Dokumente können individuell freigegeben werden. Das Bieter-Portal erfordert spezifische Einstellungen für Vergabeteilnehmer.