VIA ist eine Software zur Planung und Durchführung des vertragsgebundenen freigestellten Schülerverkehrs und des Schülerverkehrs im ÖPNV. Neben allgemeinen Planungsfunktionen, sind speziell auch Funktionen für die Vertrags- und Ticketverwaltung und die Kommunikation mit Vertragspartnern und Schulen beinhaltet.

Inhaltsverzeichnis

1. Allgemeine Funktionen

1.1 Web-Basierung

VIA beruht auf Webtechnologien und ist im Internet freigegeben, so dass der AG auch von außerhalb seines Netzwerkes, bspw. mit mobilen Endgeräten (Tablets) auf die Software zugreifen kann.

1.2 Nutzerkonten, Berechtigungen

VIA verfügt über Nutzerkonten, die individuell vom AG angelegt werden können. Jedem Konto können individuelle Berechtigungen zugeteilt werden.

Nutzerkonten müssen zudem gesperrt werden können, ohne das deren Verknüpfung zu Daten innerhalb des Programms gelöscht werden.

1.2.1 Nutzerrollen

In VIA können Nutzerrollen angelegt werden. Jedem Nutzer kann eine Nutzerrolle zugewiesen werden.

Folgende Berechtigungen können verteilt werden:

  • Abfragen Lesen | Bearbeiten | Hinzufügen | Löschen

  • Adressen Lesen | Bearbeiten | Hinzufügen | Löschen

  • Dokumente Lesen | Bearbeiten | Hinzufügen | Löschen

  • Haltestellen Lesen | Bearbeiten | Hinzufügen | Löschen

  • Rechnungen Lesen | Bearbeiten | Hinzufügen | Löschen

  • Schüler Lesen | Bearbeiten | Hinzufügen | Löschen

  • Schulen Lesen | Bearbeiten | Hinzufügen | Löschen

  • Touren Lesen | Bearbeiten | Hinzufügen | Löschen

  • Unternehmen Lesen | Bearbeiten | Hinzufügen | Löschen

  • Variable Bereiche Lesen | Bearbeiten | Hinzufügen | Löschen

  • Vergaben Lesen | Bearbeiten | Hinzufügen | Löschen

  • Marktplatz Lesen | Bearbeiten | Hinzufügen | Löschen

  • Dateiuploads Lesen | Bearbeiten | Hinzufügen | Löschen

  • Datenimport ja | nein

  • Ad-Hoc-Suche ja | nein

  • Stapelplanung ja | nein

  • Hochstufen ja | nein

  • Stapeldruck / Druck ja | nein

  • Karten-Editor ja | nein

  • Auswertungen öffnen ja | nein

  • Auswertungen bearbeiten ja | nein

  • Austauschverzeichnisse ja | nein

  • Adress-Prüfung ja | nein

  • Konfigurationen

    • Variable Felder & Bereiche ja | nein

    • Workflows & Automatisierungen ja | nein

    • Schnittstellen ja | nein

  • Einstellungen

    • Initialisierung ja | nein

    • Systemdaten ja | nein

    • S3 & DMS ja | nein

    • Kalender ja | nein

    • Anträge & Eigenanteile ja | nein

    • ÖPNV, Ticket & Tarife ja | nein

    • Prüfschemas ja | nein

    • Portale ja | nein

    • myVIA ja | nein

    • Nutzer-Konten ja | nein

    • Nutzer-Rollen ja | nein

  • Persönliche Einstellungen

    • Manuelles Passwort setzen ja | nein

    • 2FA deaktivieren ja | nein

    • Persönliche Angaben ändern ja | nein

  • Adminfunktionen

    • SQL-Konsole ja | nein

    • Datei-Manager (Server) ja | nein

    • Skripte ja | nein

    • Geo-Coding-Cache ja | nein

  • Landkreis/Auftraggeber [aus Liste auswählen]

1.2.2 Authentifizierung / Passwörter

VIA bietet einen integrierten Passwort-Generator mit dem lange, aber leicht zu merkende Passwörter generiert werden können.

Regeln für sichere Passwörter:

  • von VIA überwacht

    • mindestens 12 Zeichen

    • Zahlen

    • Buchstaben

    • Großschreibung

    • Kleinschreibung

  • Belehrung für Nutzer:

    • Keine Namen

    • Keine Geburtsdaten

    • Keine Angaben von Bekannten oder Familie

    • Keine (privat) bereits genutzten Passwörter

Es gibt keine erzwungene Zwangsrotation der Passwörter. Nutzer werden von uns instruiert, dass Passwörter sofort geändert werden müssen, wenn Verdacht besteht, dass eine dritte Person vom Passwort Kenntnis erlangt. Bis dahin sind Passwörter sich, solange sie sich gemerkt werden können. Rotierende Passwörter werden deutlich öfter am Arbeitsplatz notiert, was sehr viel unsicherer ist. Auch das BSI empfiehlt starke Passwörter nicht mehr rotieren zu lassen.

1.2.3 Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

VIA bietet zwei 2FA-Verfahren an:

  1. OTP über das Versenden eines Pins an die E-Mail-Adresse des Nutzers.

    Verfügbar bei:

    • VIA Verwaltung Accounts

    • VIA Unternehmen Accounts

    • VIA Schulen Accounts

  2. TOTP über das Berechnen eines zeitbasierten Pins, die in Kombination mit einem Passwortmanager verwendet werden kann.

    Verfügbar bei:

    • VIA Verwaltung Accounts

1.2.4 Automatische Sperren

Bei wiederholt fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen können Nutzeraccount und/oder IP-Adresse gesperrt werden. Diese Sperren können entweder manuell oder nach einer Abklingzeit wieder freigegeben werden.

1.2.5 Geofencing

SLN kann die Anmeldung auf einen geografischen Bereich (Geofence) beschränken. Dabei wird die Position der IP ermittelt. Diese Eingrenzung kann bspw. Nutzer außerhalb der EU ausschließen. Geofences können durch die Nutzung von VPN umgangen werden.

1.3 Import/ Export-Schnittstellen

Es werden Funktionen zum einfachen Importieren von Stammdaten aus Drittprogrammen bereitgestellt. Dies dient dem Datenabgleich von bestehenden Drittprogrammen des Auftragnehmers, um die Datenbasis synchron zu halten.

1.3.1 Daten-Export

Außerdem können Daten aus VIA exportiert werden. Die genauen Inhalte des Exports können dabei zusammen mit dem AN selbst festgelegt werden.

Es werden mindestens folgende Export-Formate unterstützt:

  • CSV

  • XML

  • JSON

  • XLS

Beispiel Exporte für:

  • Bestellung der Fahrkarte bei den Verkehrsunternehmen

  • Buchung der Eigenanteile

Erstellte Dokumente sind exportierbar, um in externen Dokumenten-Management-System (DMS) gespeichert zu werden.

1.3.2 Daten-Import

VIA stellt eine Import-Funktion bereit, mit der strukturierte Daten importiert werden können. Die Import-Routinen sind zusammen mit dem AN flexibel konfigurierbar.

Es werden mindestens folgende Import-Formate unterstützt:

  • CSV

  • Text

  • JSON

  • XML

  • XLS

1.3.3 REST-Schnittstellen

VIA stellt Import- und Export-Funktionen auch als Programmier-Interface (API) bereit. Dabei können von Drittprogrammen diese Funktionen über REST aufgerufen werden und Daten automatisiert zwischen den Systemen ausgetauscht werden.

1.4 Reporting und Seriendruck

VIA verfügt über umfangreiche Reporting-Funktionen, mit denen anhand der Datenbasis Auswertungen, Statistiken und Listen generiert werden können. Diese können vom AG selbst erstellt und bearbeitet werden. Auswertungen sind in den Datenformaten XLS, CSV, XML und JSON exportierbar.

Außerdem können Dokumente eingestellt werden, die mittels Textmarken anhand der in den Datenbanken gespeicherten Daten ausgefüllt und erstellt werden. Diese Dokumente werden auch im Seriendruckverfahren, für eine große Anzahl an Empfänger, generiert.

Beispiel: Anschreiben aller Schulen im System mit Listen der aktuell registrierten Schüler an ihrer Schule.

Dokumente sind anonymisierbar (ohne personenbezogene Daten) sowie eingrenzbar auf den Empfängerkreis.

2. Spezifische Funktionen

2.1 Stammdaten allgemein

Der AG kann selbstständig Stammdaten zu Schüler, Touren, Verkehrsunternehmen, Schulen und Haltestellen erfassen, bearbeiten und löschen.

Daten für Schüler werden schuljahresweise erfasst und können gefiltert werden. Der Übergang in das nächste Schuljahr erfolgt mittels vorgesehener Funktion “Hochstufen” automatisch oder begleitet.

Schüler, Touren, Unternehmen, Schulen und Haltestellen können gesucht, gefiltert und aus der Suche heraus geöffnet/bearbeitet werden.

Über eine Historie ist nachvollziehbar, welche Stammdaten, wann geändert wurden.

2.2 Stammdaten von Unternehmen

Es werden die Stammdaten vom Verkehrsunternehmen (VU) verwaltet.

  • Adressdaten: Anschrift, Geschäftsführer, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Rechtsform etc.

  • Mehrere Betriebsstätten: im Falle VU besitzen mehrere Standorte, dann Anschrift, Kontaktdaten etc.

  • Fahrer/ Begleitpersonen: angestellte Fahrer und Begleitpersonen mit Namen, Anschrift etc.

    • Visuelle Darstellung der Einsatzplanung für Fahrer und Begleitpersonen

  • Fuhrpark: alle Fahrzeuge eines VU mit Typ, Baujahr, Kennzeichen, Gefäßgröße, Besonderheiten wie Rampen etc.

  • Beschwerden: Führung von Statistiken über eingehende Beschwerden, Kategorisierbar mit Terminüberwachung.

  • Dokumente: Auflistung aller über das System erzeugten Dokumente und Möglichkeit weitere Dokumente hochzuladen.

  • Hochladen eigener Dateien in die digitale Akte

2.3 Stammdaten von Schulen

Es werden die Stammdaten von Schulen verwaltet.

  • Adressdaten: Anschrift, Schulleiter, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Schulform, Besonderheiten etc.

  • Unterrichtszeiten: Pflege der üblichen Unterrichtsbeginn- sowie -endzeiten

  • Spezifikationen: Schularten, Schulformen, Profile, Ganztagsunterricht

  • Über die E-Mail-Integration von VIA können Nachrichten und Dokumente direkt aus VIA heraus an die Schulen gesendet werden.

  • Hochladen eigener Dateien in die digitale Akte

2.4 Haltestellen

  • Pflege der Haltestellenkartei mit Name, Nummer und Geocode der Haltestelle im FSV

  • Zuordnung von Zonen und ob dem FSV oder ÖPNV zugehörig

  • Anbindung an externe Haltestellendatenbank HAFAS

  • Hinterlegen einer individuellen Tarifmatrix möglich

  • Anlegen von Relationen mit Fahrplankilometern, Preisen, Linien und fahrenden Unternehmen

2.5 Funktionen zum Schüler

  • Anlegen, Bearbeiten, Löschen von Schülern

  • Pflege von Daten zu Schülern:

    • Name,

    • Anschrift (Straße, Hnr, Plz, Ort, Ortsteil),

    • Eltern,

    • Kontaktdaten,

    • Bemerkungen

    • etc. (zu erfassende Datenfelder können selbst angelegt werden)

  • Möglichkeit zur Hinterlegung von besonderen Anforderungen, wie Rollstühlen, Gehhilfen, Medikationen etc.

  • Möglichkeit Anschrift auf Karte anzeigen zu lassen

  • Möglichkeit Anschrift über Karte zu ändern

  • Möglichkeit Schüler mit allen Daten zu duplizieren

  • Möglichkeit der Hochstufung vom Schüler (automatischer Klassenwechsel) - auch für gesamte Schule mit einem Klick

  • Druck detaillierter Datenblätter zum Schüler z.B. Aushändigungsnachweis Ticket

  • Zuweisen und hinterlegen von zu nutzender ÖPNV-Verbindung

  • Dokumentenablage am Schüler (nachvollziehbare Historie) wie Bescheide und Tickets

  • Hochladen eigener Dateien in die digitale Akte

  • Zuweisen individueller Fahrtanforderungen (Fahrten) mit farblicher Codierung, welche aktuell, abgelaufen oder anstehend sind

  • Erfassung der Stammdaten in jährlich abgrenzbaren Anträgen

  • Visuelle Darstellung aktueller, vergangener und zukünftiger Anträge in einer Übersicht

  • visuelle Darstellung der genauen Beförderung

    • Darstellung der Fahrtroute im ÖPNV - Zeiten und Strecken

    • Darstellung der Historie der Beförderung

    • Darstellung bestellter Fahrkarten und der genutzten ÖPNV-Verbindungen

  • Antrags-Prüfung

    • Ermittlung der nächstgelegenen Schule(n)

    • Ermittlung der Fußweg-Entfernung zur besuchten und zu den näher gelegenen Schulen

    • Berücksichtigung von gefährlichen Schulwegen (falls erfasst)

    • Berücksichtigung von unterschiedlichen Schulgrundstück-Zugängen, incl. unterschiedlicher Distanzen auf den Schulgeländen

    • Ermittlung der Zumutbarkeit des ÖPNVs anhand des Soll-Fahrplans Ihrer Region

2.6 Funktionen zu den Touren im freigestellten Schülerverkehr

nicht Teil der Anforderungen

2.7 Auswertungen

  • Der AG kann mit VIA individuelle Auswertungen und Statistiken erstellen. Welche Daten ausgegeben werden und wie diese gefiltert werden, entscheidet der AG.

  • Der AG kann selbst definierte Auswertungen speichern, um später schneller darauf zurückgreifen zu können.

2.8 Dokumente

  • Der AG soll selbstständig Dokumente über das System erstellen, bearbeiten und drucken können.

  • Dokumente sollen sich mit Hilfe von Textmarken mit allen Informationen automatisch befüllen lassen. Textmarken sollen frei konfigurierbar sein und neben dem Anzeigen von Inhalten individuelle Berechnungen und „wenn-dann-Funktionen“ ausführen können.

  • Dokumente müssen eine frei gestaltbare Fuß- und Kopfzeile besitzen

  • Dokumente sollen mit einem Zeitstempel versehen werden wenn zum Druck angewiesen wird

  • Dokumente sollen zu Druckstapeln hinzugefügt werden können, beim Auslösen des Drucks muss das Druckdatum automatisch eingefügt werden

  • Alle Dokumente sollen dem Empfänger zugeordnet sein und in dessen Stammdaten abgespeichert werden (Funktionalität E-Akte)

  • Es können weitere Dokumente in die E-Akten hochgeladen werden

2.9 Optionen

  • Der AG kann selbständig folgende Grunddaten pflegen:

    • Schuljahre mit Kalender, Schulferien und Feiertagen

    • Klassenstufen & Klassenwechsel-Reihenfolge

    • Attribute bei Schülern (Gehhilfen, Medikationen, Besonderheiten)

    • Attribute bei Touren (notwendige Rampen, Begleitpersonen, besondere Ausstattungen)

    • Beschwerde-Arten

    • Kostenarten und -stellen

    • bei ÖPNV:

      • Anlegen von Relationen (Haltestelle zu Haltestelle) mit Preis und Gültigkeit

      • Anlegen von verschiedenen Tickets mit Preisen

      • Versionierung der Daten zum Abbilden verschiedener Tarif-Stände

      • Aufnahme mehrerer Tarif-Gebiete

    • Anlegen und Pflegen individueller variabler Felder:

      • Verschiedene Typen von Eingabefelder wie Textfeld, Datumsauswahl, Auswahlfeld, Mehrfachauswahl, Checkbox, Segment-Feld, Geocode-Feld, u.a.

      • Option auf vorausgefüllte Standardwerte

      • Hinterlegen von „wenn-dann-Funktionen“

      • Anlegen zusätzlicher Eingabe-Dialoge

      • Verwenden von Datenbank-Operationen, um umfangreiche Nutzer-Aktionen zu modellieren

      • Anlegen neuer Masken und Datenbanken, zum Modellieren von Funktionen, die das System aktuell nicht kann

  • Individuelle Zusammenstellung von Feldern in den Eingabe-Masken durch den AG möglich

  • Anlegen von Sammeldruck-Aufträgen kann durch den AG vorgenommen werden

  • Der AG kann Nutzerrollen mit individuellen Nutzerrechten vergeben.

2.10 Erweiterung bestehender Masken

  • Erfassungsmasken sind durch den Anwender durch weitere Felder erweiterbar.

  • Dabei kann der Anwender für folgende Bereiche Eingabefelder hinzufügen, die dann allen Anwendern permanent zur Verfügung stehen

    • Schüler

    • Anträge

    • Touren

    • Unternehmen

    • Schulen

    • Haltestellen

    • Erstattungsansprüche

    • Fahrkarten

    • zusätzlich können eigene dynamische Bereiche und Masken anlegt werden

  • Es können folgende Eingabefelder dynamisch hinzugefügt werden:

    • Texteingabe

    • Zahleneingabe

    • Datumseingabe

    • Auswahllisten mit fest definierbaren Auswahlmöglichkeiten

    • Auswahllisten mit dynamischen Auswahlmöglichkeiten aus der Datenbank

    • Mehrfach-Auswahl

    • Ja/Nein-Felder

    • Hinweise

    • Überschriften

    • Tabellen mit Sub-Feldern und Sub-Eingabemaske

    • Tabellen mit Auflistung von Daten aus der Datenbank

    • Datei-Upload (damit kann z. B. eine Passbilder-Funktion erstellt werden)

  • Hinzugefügte Felder können durch Wenn-Dann-Funktionen ein-/ausgeblendet oder differenziert befüllt werden.

  • Hinzugefügte Felder können sich in neuen Fenstern/Dialogen ordnen lassen.

  • Außerdem kann die Position der Felder in den jeweiligen Masken durch den Anwender verändert werden.

  • Felder können selbst simplen Programm-Code ausführen, um bspw. Berechnungen durchzuführen

  • Felder können selbst auf die Datenbank zugreifen um so weitere umfangreiche Operationen zu ermöglichen

2.11 Nutzeroberfläche

  • Die Nutzeroberfläche ist ansprechend und leicht verständlich.

  • Neue Mitarbeiter können auch ohne tiefgehende Schulungen mit System arbeiten.

  • Daten (Schüler, Touren, Fahrten etc.) können schuljahresweise gefiltert werden.

  • Die Bedienung kann auch mobil von Tablets mit Internetzugang erfolgen.

3. Anbindung externer Partner

3.1 Anbindung von Verkehrsunternehmen (VU)
(Freigestellter Schülerverkehr)

  • Verkehrsunternehmen können über einen eignen Online-Zugang auf ihre eigenen Daten zugreifen.

  • Die Zugänge müssen vom AG vergeben werden

  • Sie können sowohl ihre Stammdaten (Betriebssitz, Fahrer, Begleitpersonen, Fahrzeuge etc.) als auch die vertraglich gebundenen Touren, deren Fahrten und die zugewiesenen Schüler einsehen.

  • Außerdem können VU diese Daten ändern. Dabei können Änderungen aber nicht sofort eingespielt werden, sondern erst nach Kontrolle durch einen Bearbeiter auch registriert werden.

  • Zudem können die VU ihre an den AG gesendeten Rechnungen, welche in der Software erfasst werden, einsehen und somit ihren Bearbeitungsstand nachvollziehen.

  • VU sollen die Anwesenheit der Schüler pro Tour täglich protokollieren können.

3.2 Anbindung von Schulen über das Schulportal

  • Schulen können Abwesenheiten der Schüler mitteilen (vormittags, nachmittags, ganztägig)

  • Schulen können Änderungen der Schüler mitteilen (Klassenwechsel, Schulende, Umzug, etc.)

  • Schulen können eigene Dokumente zu Schülern und Touren erstellen (z. B. Drucken von ausgefüllten Anschreiben, Anträgen und Bestätigungen, sowie Tourenplänen und Stammdaten-Übersichten).

4. Dienstleistungen

4.1 Hosting durch SLN bei der Telekom

Wir stellen Ihnen bei Bedarf einen virtuellen Server in unserer Infrastruktur zur Verfügung. Dieser steht physisch in einem deutschen BSI-zertifizierten Rechenzentrum, unterliegt dem
deutschen Datenschutzrecht und ist nicht durch Dritte anwählbar. Jeder Kunde besitzt bei uns eine eigene virtuelle VIA-Server-Instanz.

Bei einem Hosting durch SLN entfallen die Installationskosten.

4.2 Installation & Konfiguration in Ihrer Infrastruktur

Wir installieren Ihren Server mit aktueller und sicherer Software. Gleichzeitig konfigurieren wir Ihren Server perfekt auf die speziellen zu hostenden Systeme. Besonders das Hosting unseres Produktes „VIA“ ist technisch anspruchsvoll. Wir können Ihnen so garantieren, dass Sie die best mögliche Performance des Systems erhalten.

Mehr Informationen finden Sie im Dokument “Anforderungen an einen On-Premise-Betrieb”

4.3 Datenmigration

Der AN migriert die beim AG vorhanden Daten in VIA, sofern sich die Daten dazu eignen, nach entsprechender Beauftragung.

4.4. Lizenz

Der AN räumt dem AG das einfache, nicht ausschließliche, zeitlich nicht beschränkte, nicht übertragbare Recht zur Nutzung seiner Software ein. Die Lizenz ist übertragbar auf etwaige Rechtsnachfolger des AG.

Es wird die Betriebsinstanz lizenziert, nicht die tatsächliche Anzahl der Nutzer*innen. Es gibt demnach keine lizenzseitige Beschränkung in der Anzahl der gleichzeitigen Nutzer*innen.

4.5. Wartung & Pflege

Der AN sorgt im Rahmen eines Wartungs- und Servicevertrages für die ständige technische Aktualität des Systems. Er behebt Fehler unverzüglich durch Updates und sorgt für eine unaufgeforderte Aktualisierung besonders im Blick auf Datensicherheit, Angriffsschutz und -abwehr, Verschlüsselung und bei technisch-rechtlichen Sachverhalten.

Er steht dem AG telefonisch (während der Supportzeiten von 8.00 bis 17.00 Uhr) und elektronisch (E-Mail oder Supportsystem) bei Fragen und Problemen zur Verfügung.

4.6 Schulung & Schulungsunterlagen

Der AN schult die Mitarbeiter des AG beim vor Ort oder online initial bei entsprechender Beauftragung. Sofern notwendig, sollte der Systemadministrator des AG weitreichender im System geschult werden.

4.7 Systemanforderungen an die Clients

VIA wird bei den Clients im Browser ausgeführt. Folgende Browser-Versionen werden mindestens unterstützt - generell empfehlen wir jedoch die neuste Version Ihres Browsers zu verwenden.

Windows

MacOS / OS X Server

Linux

iOS

Android

Chrome 37

Chrome 37

Chrome 37

Mobile Safari

Chrome

Firefox 17

Firefox 17

Firefox 17

Internet Explorer 11 (nicht empfolen)

Safari 11

Edge