Dieser Artikel führt Sie Schritt für Schritt durch das VIA-Unternehmerportal.

Nach dem Lesen

  • wissen Sie, wie und wo Sie das Portal aktivieren und einstellen können;

  • können Sie den Unternehmen einen Portal-Login anlegen;

  • kennen Sie den Aufbau des Portals;

  • wissen Sie, wie Sie Informationen zu Schüler:innen, Touren & Fahrten und zum Unternehmen aufrufen und filtern;

  • wissen Sie, wie Sie Änderungen der Unternehmen mitteilen.

Aktivierung in VIA

In den Systemeinstellungen legen Sie den Grundstein für die Arbeit mit dem Unternehmerportal - unter dem Punkt Portale können Sie das Unternehmerportal aktivieren:

Sobald Sie hier das Häkchen setzen, haben Sie unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten, je nach dem, was Ihr Unternehmen dürfen soll und was nicht:

Portal-Login vergeben

Nachdem das Unternehmerportal aktiviert wurde, entscheiden Sie, welche Unternehmen einen Zugang erhalten sollen. Diese Einstellung können Sie an jedem Unternehmen individuell festlegen. Navigieren Sie hierfür über die Stammdaten zu den Unternehmen und wählen Sie eins aus. Rechts oben unter Weiteres finden Sie dann den Punkt Portal-Login.

Achtung, damit ein E-Mail-Versand der Passwörter überhaupt funktionieren kann, muss in den Systemeinstellungen der E-Mail-Versand aktiv sein bzw. aktiviert werden.

Alte Variante

Der Nutzername ist dabei immer das in VIA genutzte Kürzel. Das Passwort vergeben Sie und können hierfür gerne den Generator verwenden. Sobald gespeichert, teilen Sie diese Anmeldedaten inkl. Ihrem VIA-Link dem Unternehmen mit. Der Zugang ist somit pro Unternehmen für alle gleich. Für die Anmeldung nutzen die Unternehmen dann den Reiter Unternehmen. Bei der Verbindung wird, genau wie bei Ihnen, die Datenbank gewählt. Das heißt, dass auch die Unternehmen die Möglichkeit des Ausprobierens in der Test-Datenbank nutzen können.

Diese Variante steht weiterhin allen Kunden zur Verfügung, die damit schon arbeiten. Für alle Neu-Kunden oder Kunden, die die Portale neu für sich entdecken, steht die neue Variante zur Verfügung.

Neue Variante

Der neue Dialog sieht so aus und inkludiert mehrere Logins für unterschiedliche Personen an dem Unternehmen. So können Sie sich unabhängig voneinander einloggen und eigene Passwörter führen.

Um ein neues Konto anzulegen, klicken Sie bitte zunächst auf das blaue Plus. Anschließend geben Sie die E-Mail ein, aktivieren den Login, versenden das Passwort und speichern.

Im Anschluss wird automatisch eine E-Mail an die entsprechende Adresse versendet. Diese sieht dann beispielsweise so aus:

Aufbau des Portals

Im Unternehmerportal können Sie zwischen den Reitern Schüler:innen, Touren & Fahrten, Mein Unternehmen und Freigegebene Formulare navigieren. Je nach ausgewähltem Schuljahr, ändern sich die angezeigten Daten im darunter liegenden Bereichen.

Informationen der Schüler:innen

Nach dem Einloggen gelangen Sie direkt zur Übersicht der schuljahresaktuellen Schüler:innen. Dort werden Schüler:innendaten der Schule nach

  • Nummer,

  • Zustand (aktuell, zukünftig, ehemals),

  • Status (bearbeitet, genehmigt, kein Status, nicht bearbeitet, wahrscheinlich abgelehnt),

  • Beförderung (ÖPNV, FSV),

  • Name,

  • Adresse,

  • Klassenstufe und

  • Klassenstufen-Zusatz aufgelistet.

Über das Drop-Down-Menü auf der linken Seite können Sie die jeweiligen Schuljahre auswählen, zu denen Schüler:innendaten vorhanden sind.

Filtermöglichkeiten

In der Schüler:innenansicht können Sie nach Informationen zu den Schüler:innen und den dazugehörigen Anträgen filtern und diese dann auch wieder löschen.

Einzelne Schüler:innen aufrufen

Über das Pluszeichen links können Sie sich detaillierte Informationen (z.B. Geburtsdatum, Schule, Attribute) zum Schüler/zur Schülerin aufrufen.

Über den Button Öffnen gelangen Sie zu Schüler:in-Details. Hier haben Sie die Möglichkeit, weitere Informationen zu den Stammdaten, zur Beförderung und zu Sorgeberechtigten einzuholen. Zudem können Sie in diesem Menü Abwesenheiten erfassen, Änderungen mitteilen und Dokumente erstellen und drucken.

Folgende Informationen erscheinen unter dem Reiter Stammdaten:

Wenn Sie den Reiter Beförderung anwählen, sehen Sie, mit welchem Ticket, welcher Art (ÖPNV, FSV, Erstattung) und in welchem Gültigkeitszeitraum das Kind befördert wird (analog zur Ticketdarstellung in VIA).

Abwesenheiten und Änderungen der Schüler:innen mitteilen

Unter dem Menüpunkt Abwesenheiten erfassen können Sie taggenau Abwesenheiten (ganztägig, Hinfahrt abwesend, Rückfahrt abwesend) einreichen.

Im Bereich Änderungen mitteilen können Sie verschiedene Änderungen anwählen und diese auf ein bestimmtes Datum setzen.

Meldungen in VIA einsehen

Alle gemeldeten Änderungen und Abwesenheiten laufen für die Verwaltung in VIA in einem Dashboard-Widget zusammen. Hierfür legen Sie im Dashboard über “Bearbeiten” (rechts oben) das entsprechende Widget mit dem Typ “gemeldete Änderungen an Schüler:innen” an:

Nachdem Sie gespeichert haben, sehen Sie die neue Tabelle in Ihrem Dashboard. Sie können nach erledigten und nicht erledigten Meldungen filtern sowie nach Schulen oder auch die manuelle Suche nutzen.

Sobald Sie eine Meldung angeklickt haben, können Sie die Details über “Bearbeiten” abrufen und haben diverse Hilfestellungen, zum Beispiel ist bei Umzügen direkt der Umzugsassistent verknüpft.

Außerdem können Sie Abwesenheiten in Umläufen direkt berücksichtigen lassen.

Nach getaner Arbeit können Sie die Änderungen als bearbeitet markieren. Dies wird auch der Schule entsprechend angezeigt.

Grundlegende Informationen zum Dashboard finden Sie hier.

Touren & Fahrten

Im Bereich Touren & Fahrten werden die aktuellen Touren zur Schule dargestellt.

Mit Klick auf eine Tour gelangen Sie in die Ansicht Tour-Details, in der Schüler:innen der Tour inkl. Beförderungstage und -zeiten sowie Umläufen/Fahrten der Tour abgebildet werden.

Unternehmensdaten verwalten

Unter dem Menüpunkt Mein Unternehmen stehen Ihnen folgende Informationen zur Verfügung:

  • Allgemeine Informationen

  • Abrechnung

  • Personal & Fahrzeuge: Über den Button “Öffnen” können vorhandene Einträge eingesehen werden. Neues Personal oder neue Fahrzeuge lassen sich über das “+”-Symbol hinzufügen

Änderungen an den Stammdaten sowie allgemeine Informationen zu Ihrer Organisation können über den Button “Änderung mitteilen” mithilfe bereitgestellte Vorlagen übermittelt werden.

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