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VIA Changelog

Neue Funktionen, Verbesserungen und Korrekturen

Zu den neuesten Einträgen

  1. ⚠️ kritische Änderung

    Alte Optionen und alte Dokumenten-Verwaltung wird entfernt

    Die System-Optionen und die Dokumenten-Verwaltung haben im letzten Jahr ein Update erhalten. Wir haben aber die alten Funktionen weiterhin im System gelassen. Gleichzeitig haben wir aber darauf hingewiesen, dass diese Funktionen dennoch irgendwann aus VIA entfernt werden. Dies ist nun soweit.

    Die alten System-Optionen und die alte Dokumenten-Verwaltung wird Ende der Woche aus VIA entfernt.

    Grund ist, dass die neuen Bereiche stabil und teils deutlich besser zu benutzen sind und sie besitzen mittlerweile mehr Funktionen als ihre Vorgänger. Für uns wird es zunehmend schwerer die alten Bereiche funktionstüchtig zu halten und sie behindern uns an mancher Stelle VIA weiter zu entwickeln und zu modernisieren.

    Sollten Sie gegen diesen Schritt Einwände haben, schreiben Sie uns bitte an support@stadtlandnetz.de

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  2. SLN🧐 Einblicke

    Asche auf unser Haupt: wir haben lange eine falsche Info rausgegeben – längere Ladezeiten bei VIA möglich

    Wir nutzen diese Einblicke, um Sie über interne Dinge bei Stadt.Land.Netz und VIA zu informieren. Dazu gehört für uns auch, dass wir über kritischere Punkte berichten und mit diesen offen umgehen. Einen solchen Punkt habe ich heute mitzuteilen.

    Über das vergangene Jahr gab es von mehreren Kunden die Mitteilung, dass VIA z. B. beim Druck von vielen Dokumenten gleichzeitig, „unendlich“ lang lädt und nur ein Neuladen der Seite hilft, um weiter zu machen.

    Der Grund

    Grund für dieses Verhalten war unserer bisherigen Annahme nach, dass Webbrowser nicht länger als 60 Sekunden auf eine Antwort des Servers warten und dann die Verbindung unterbrechen. Das machte es unmöglich manche Funktionen zu nutzen, für die VIA länger als 60 Sekunden braucht. Das waren z. B. die Stapelplanung mit hoher Komplexität oder sehr vielen Schülern, Stapel-Drucke mit sehr vielen oder sehr komplexen Dokumenten oder aufwändige Auswertungen.

    Weil wir keinen Einfluss auf die jeweiligen Webbrowser haben, war dieses Verhalten für uns eine schier unlösbare Aufgabe. Zwar hatten wir einige Pläne, wie wir die Architektur von VIA umbauen könnten, dass dieses Verhalten nicht mehr eintritt Deren Aufwand war aber so enorm, dass wir diese Pläne noch nicht umgesetzt haben.

    Kopfschüttel*

    Nachdem diese Woche nun erneut ein Ticket im Support gestellt wurde, dass das „unendliche“ Laden von VIA (zurecht) monierte, haben wir uns nochmal eingehender damit beschäftigt. Und dabei haben wir wieder festgestellt, dass wir technisch bereits alles dafür getan haben, dass die Browser die Sitzung auch nach 60 Sekunden nicht abbrechen. Die Ursache des Verhaltens konnte also eigentlich nicht mehr bei den Browsern unserer Kunden/Kundinnen liegen.

    Am Ende stellte sich heraus, dass unsere eigene Konfiguration unseres Rechenzentrum-internen Netzwerks ebenso eine „60-Sekunden“-Regel besitzt, die als Standard-Einstellung bei einer Software die wir nutzen, hinterlegt ist. Nun, und diese Grenze konnten wir manuell hochsetzen.

    Nun ist der Wert für die allermeisten Kunden auf 180 Sekunden gesetzt. Es hat durchaus seine Berechtigung, dass der Server von sich aus irgendwann die Verbindung „kappt“, wenn VIA zu lange zum Berechnen braucht. Damit schützen wir auch andere Nutzer:innen, weil dann ja Rechenkapazitäten fehlen. Aber es gibt jetzt nicht mehr diese „zeitige“ Grenze und damit sollten die allermeisten Anwendungsfälle mit längerer Ladezeit in VIA wieder möglich sein.

    Was wir daraus lernen

    Nun, zum einen lernen wir daraus, dass auch wir noch viel lernen können. Der Betrieb der VIA-Cloud läuft inzwischen enorm reibungslos mit nahezu 100% Verfügbarkeit. Dennoch ist dies ein hochkomplexes Konstrukt, das in Konfigurierbarkeit und Umfang noch einiges nach oben offen lässt.

    Außerdem haben wir durch den vorher bestehenden „Mangel“ an maximaler Berechnungszeit (60 Sekunden) gelernt, wie wir VIA effizienter machen und Berechnungen kleinteiliger gestalten können. So haben wir von uns aus schon einen Großteil der entstandenen Probleme verringern oder beheben können. Ohne die Erfordernis, Berechnungen unter 60 Sekunden zu drücken, wäre das vielleicht nicht in dem Umfang geschehen.

    Zuletzt hätten wir diesen „Faux pas“ (ist das der richtige Begriff dafür?) einfach verschweigen können. Uns ist aber wichtig, dass Sie gut informiert sind und dass Sie merken, dass uns Transparenz und Fairness wirklich am Herzen liegt.

    Und nun?

    Für Sie ändert sich eigentlich erst einmal nichts. Es ist nun halt (wieder) möglich, dass VIA länger als 60 Sekunden zum Berechnen komplexer Aufgaben Zeit bekommt. Sie können also mehr darauf Vertrauen, dass VIA wirklich noch „nachdenkt“, wenn die Ladeanimation gezeigt wird und dass VIA hier nicht eingefroren ist. Erst nach drei Minuten Ladezeit sollten Sie die Seite neu Laden. Und ehrlich: wenn eine Aufgabe mehr als drei Minuten zum Berechnen braucht, sollten wir uns ohnehin zusammen setzen, ob uns nicht eine bessere Idee kommt.

    Tipp 1:

    Sie erkennen übrigens, dass VIA noch lädt daran, dass auch der Klick auf „Abbrechen“ in der Lade-Animation den Vorgang nicht sofort beendet. Der Vorgang wird erst beendet, wenn ein Teil der Prozedur abgearbeitet ist und es sicher ist and dieser Stelle alle folgenden Schritte abzubrechen.

    Tipp2:

    Wenn Sie Firefox als Browser nutzen, müssen Sie die Seite auch nicht neu laden, wenn die Ladezeit-Grenze erreicht ist. Firefox ist in der Lage die Arbeit mit VIA fortzusetzen. Andere Browser können das (noch?) nicht.

    Wenn Sie Fragen haben, stehen wir gern zur Seite.

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  3. 🌟 Verbesserung
  4. 🌟 Verbesserung🧩 Neue Funktion

    Verbesserungen bei Personen in Rollstühlen

    Bisher hat VIA Personen, die Rollstühlen sitzend befördert werden müssen nicht eindeutig hervorgehoben. Weil es hier unter unseren Kunden sehr unterschiedliche Herangehensweisen gibt, haben wir lange kein entsprechendes Feature umsetzen können.

    Nun haben wir kleinere Verbesserungen implementiert.

    01 Attribute auswählen, die Kennzeichen, ob eine Person im Rollstuhl gefahren werden muss.

    Unter „Daten & Option“ ➜ „System-Einstellungen“ ➜ „Routing-Optionen“ finden Sie unten nun zwei Auswahl-Sektionen.

    Dort können Sie festlegen, welche Attribute (die Sie unter „Initialisierung“ pflegen können), aussagen,

    1. dass eine Person sitzend im Rollstuhl zu befördern ist und

    2. dass eine Tour/ein Fahrzeug Rollstuhlplätze benötigt oder anbietet

    02 Eigene Standart-Einstiegszeit für Rollstuhlfahrer festlegen

    Unter „Daten & Option“ ➜ „System-Einstellungen“ ➜ „Routing-Optionen“ können Sie nun eine eigene Einstiegs-/ Ladezeit für Rollstuhlfahrer festlegen.

    Diese Zeit wird dann im Umlauf-Editor vorgeblendet, kann aber bearbeitet werden.

    03 Im Umlauf-Editor werden Rollstuhlfahrer markiert.

    Wenn Sie die Optionen unter 01 gepflegt haben, erscheint ab sofort bei Rollstuhl-fahrenden Personen im Umlauf-Editor ein ensprechender Hinweis in Form eines Icon:

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  5. 🧩 Neue Funktion

    Versenden von E-Mails und Dokumenten direkt aus VIA heraus

    Tourenpläne und Schülerlisten, die Sie mit VIA erstellen, versenden Sie anschließend meistens per E-Mail an Schulen und Verkehrsunternehmen. Bislang mussten Sie diese Dokumente erstellen, herunterladen und in Ihr eigenes E-Mail-Programm ziehen, um dort die eigentliche Nachricht zu schreiben.

    Das wird jetzt anders. Von nun an können Sie E-Mails und Dokumente direkt aus VIA heraus senden.

    Einfaches Versenden von Text-E-Mails

    Über VIA können Sie jetzt an folgende Empfänger einfache Text-E-Mails senden:

    • Schulen

    • Verkehrsunternehmen (Subunternehmen)

    • Fahrer (wenn E-Mail erfasst)

    • Begleitpersonen (wenn E-Mail erfasst)

    Senden einer Mail an Schulen

    • Gehen Sie im Hauptmenü auf „Stammdaten“ ➜ „Schulen“

    • Wählen Sie die Empfänger-Schule aus

    • Klicken Sie rechts oben auf den Button „E-Mail senden“

    • Der E-Mail-Dialog wird geöffnet (wird weiter unten erklärt)

    Senden einer Mail an Verkehrsunternehmen

    • Gehen Sie im Hauptmenü auf „Stammdaten“ ➜ „Unternehmen“

    • Wählen Sie das Empfänger-Unternehmen aus

    • Klicken Sie rechts oben auf den Button „E-Mail senden“

    • Der E-Mail-Dialog wird geöffnet (wird weiter unten erklärt)

    Senden einer Mail an Fahrer und Begleitpersonen

    • Gehen Sie im Hauptmenü auf „Stammdaten“ ➜ „Unternehmen“

    • Wählen Sie die Empfänger-Unternehmen aus

    • Gehen Sie im Seiten-Menü auf „Fahrer“ oder auf „Begleitpersonen“

    • Öffnen Sie einen Fahrer oder eine Begleitperson

    • Klicken Sie links unten auf den Button „E-Mail senden“

    • Der E-Mail-Dialog wird geöffnet (wird weiter unten erklärt)

    • Der „E-Mail senden“-Button ist nur aktiv, wenn Sie eine valide E-Mail-Adresse hinterlegt haben

    Der E-Mail-Dialog

    Der E-Mail-Senden-Dialog ist für alle Empfänger (Schulen, Unternehmen, Fahrer, Begleitpersonen) gleich und ist wie folgt aufgebaut:

    • „Von“Hier werden Sie immer Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse finden. Es ist nicht möglich einen anderen Absender als den, der gerade in VIA angemeldet ist, auszuwählen.

    • „An“Der Name und die E-Mail-Adresse des Empfängers. Hier werden die in den Stammdaten hinterlegten E-Mail-Adressen verwendet. Schauen Sie bevor Sie eine Nachricht schreiben, dass die korrekte E-Mail eingetragen ist.

    • Häkchen „Eine Kopie an mich senden“VIA wird nach dem Absenden der Nachricht auch eine Kopie an Ihre persönliche E-Mail-Adresse senden.

    • BetreffDer Text, der in der E-Mail als Betreff-Zeile dargestellt werden soll

    • NachrichtIhr Nachrichten-Text, der per E-Mail versendet werden soll

    • SignaturDieser Text wird der Nachricht angehangen und kann über die Einstellungen zentral vorgegeben werden. Mehr dazu weiter unten.

    • Button „E-Mail senden“Sendet die E-Mail an den Empfänger und, wenn ausgewählt, auch an Sie.

    Dokumente als Anhänge versenden

    Es ist auch möglich erstellte Dokumente, wie Schülerlisten, Verträge, Tourenpläne etc. an bestimmte Empfänger zu versenden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

    • Erstellen Sie ein Dokument, so wie Sie es gewohnt sind.

      • „Auswertungen & Druck“ ➜ „Dokumente erstellen“

    • Aktuell können nur einzeln erstellte Dokumente versendet werden. Erstellen Sie also mehrere Dokumente gleichzeitig, achten Sie darauf, dass das Häkchen „Dokumente einzeln erstellen“ gesetzt ist.

    • Nach dem Erstellen eines Dokuments sehen Sie im Druck-Dialog rechts oben den Button „per E-Mail senden.

    • Wenn Sie darauf klicken bekommen Sie die möglichen Empfänger angezeigt. Aktuell wird dort immer nur ein Empfänger zu sehen sein. VIA verhindert, dass Dokumente gleichzeitig an mehrere Empfänger gesendet werden können, um Datenschutz-Verstößen vorzubeugen.

    • Nach dem Klick auf „E-Mail an diese(n) Empfänger senden“, öffnet sich wieder der „E-Mail senden“-Dialog.

    • Dort finden Sie unten zwei neue Felder:

      • Anhang:zeigt Ihnen den Namen des angehängten Dokuments

      • Ablauf-Datum:Anhänge haben ein Ablauf-Datum, ab dem sie nicht mehr aufrufbar sind. Wir begrenzen diese Zeit auf maximal ein Jahr. Grund ist, dass wir sonst Datenschutz-Verstöße in einigen Jahren auslösen könnten. Sie sollten das Ablauf-Datum datum darum so knapp wie möglich setzten.

    Behandlung von Anhängen in VIA

    Dokumente, die Sie als Anhang aus VIA heraus versenden, werden nicht als Anhänge versendet, sondern bleiben in VIA gespeichert. In der E-Mail finden die Empfänger nur einen Link zu der Anhang-Datei.

    Dies ist aus folgenden Gründen sinnvoll:

    • Manche Dokumente können sehr groß werden, und so nicht mehr per E-Mail versendbar. Dadurch, dass sie der E-Mail nicht wirklich angehängt werden und in VIA gespeichert bleiben, können beliebig große Anhänge versendet werden.

    • Nur so können wir Dateien mit einem Ablauf-Datum versehen. Versendete E-Mails haben diese Funktion nicht. VIA kann so überwachen, dass keine Datenschutz-Probleme entstehen.

    • Weil die Datei nicht direkt in der E-Mail anhängt, ist der Versand von personenbezogenen Daten so datenschutzrechtlich viel besser gelöst. Nur die Empfänger der E-Mail haben den Link und somit den Zugriff auf die versendete Datei.

    E-Mail-Vorlagen erstellen und verwenden

    Für wiederkehrende E-Mails mit ähnlichem Inhalt können Sie sich und Ihren KollegInnen Vorlagen erstellen.

    • Im „E-Mail senden“-Dialog finden Sie hinter „Betreff“ den Button „Vorlagen“. Mit einem Klick darauf öffnet sich die Vorlagen-Verwaltung.

    • Am Anfang ist diese Liste leer. Sie können eine neue Vorlagen erzeugen, indem Sie auf das „+“ klicken.

    • Der Name der Vorlage erscheint in der Auflistung der E-Mail-Vorlagen-Verwaltung

    • Betreff und Nachricht werden nach dem Auswählen der Vorlage in die E-Mail eingefügt

    • Mit dem Häkchen „Vorlage global anderen NutzerInnen bereitstellen“ steuern Sie, ob nur Sie sie selbst oder alle VIA-NutzerInnen auf diese Vorlage zugreifen können. Setzen Sie dieses Häkchen nur, wenn der Vorlagen-Inhalt wirklich für alle relevant ist, damit die Vorlagen-Liste nicht zu voll und unübersichtlich wird.

    Das E-Mail-Feature aktivieren und die richtigen Optionen vornehmen

    Bevor Sie diese neuen Funktionen verwenden können, müssen Sie diese in den Optionen freischalten. Außerdem gibt es ein paar grundsätzliche Optionen zu treffen.

    Die Folgenden Einstellungen können nur NutzerInnen mit dem Nutzungsrecht „Administrator“ vornehmen (oder SLN). Besprechen Sie vorher im Team, ob Sie das E-Mail-Feature verwenden wollen.

    So gelangen Sie in die E-Mail-Einstellungen:

    • gehen Sie auf „Daten & Optionen“ ➜ „Systemeinstellungen“ ➜ „E-Mail-Versand“

    • Aktivieren Sie das Häkchen „Nutzer dürfen über VIA E-Mails versenden“

    • Bearbeiten Sie die beiden Felder „Schema für Absendername“ und „Schema für Signatur“

    • In beiden Fällen können Sie die hinter den NutzerInnen gespeicherten Informationen als Textmarken verwenden.

    • Tragen Sie z. B. den Namen Ihrer Dienststelle und deren Anschrift ein und versuchen Sie ein offiziell aussehenden Layout zu erstellen.

    • Die Signatur-Textbox akzeptiert HTML (falls Sie die Signatur weiter formatieren wollen)

    • Vergessen Sie nicht zu speichern

    • Gehen Sie unter System-Nutzer alle Nutzer-Accounts durch und schauen Sie, ob alle Felder ausgefüllt sind, damit diese später in der Signatur richtig eingesetzt werden.

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  6. 🌟 Verbesserung

    Neue Optionen-Ansicht

    Nachdem letztens die Stammdaten von Unternehmen und Schulen ein neues Design erhalten haben, haben wir nun auch die Systemoptionen von VIA überarbeitet.

    Eines gleich vorweg: die alte Ansicht bleibt vorerst erhalten.

    Die Optionen haben ein neues Aussehen erhalten. Wir haben dies zum Anlass genommen die Nutzererfahrung zu verbessern und Inhalte mehr zu strukturieren.

    Leichter zu bedienende Initialisierung (Grundeinstellungen)

    Die in der Initialisierung getroffenen Einstellungen beeinflussen in VIA stark, welche Inhalte dargestellt werden und in Auswahl-Listen zur Verfügung stehen. Bisher war die Verwendung nicht sehr nutzerfreundlich, was sich nun ändert.

    Die alte Initialisierung war unübersichtlich und die Bearbeitung von Inhalten nicht sofort logisch.

    Die neue Initialisierung bringt übersichtlichere Listen mit Zwischenüberschriften. Das Bearbeiten und Löschen von Einträgen erfolgt über eigene Buttons je Eintrag.

    Mehr Übersicht für wichtige Systemeinstellungen

    Der alte Seitenreiter „Systemdaten“ war ein Sammelsurium vieler teils sehr wichtiger Einstellungen. Mit dem dass VIA über die Jahre gewachsen ist, wuchsen auch die Möglichkeiten Einstellungen vorzunehmen. In den meisten Fällen wurden neue Einstellungsmöglichkeiten in dieser Sektion untergebracht, was dazu führte, dass diese enorm unübersichtlich wurde. Keiner unserer Kunden traute sich am Ende noch zu hier selbst Änderungen vorzunehmen.

    Die alten Systemdaten waren unübersichtlich und schlecht erklärt.

    In den neuen Einstellungen sind die Sektionen getrennt, damit leichter zu überschauen und zu verstehen.

    Unter System-Verhalten beeinflussen Sie, wie VIA in manchen Situationen reagiert. Außerdem schalten Sie Funktionen hinzu oder ab.

    Die Routing-Optionen haben den größten Einfluss in der täglichen Arbeit. Ein paar Änderungen hier und VIA liefert andere Ergebnisse.

    Nutzerkonten und Nutzerrechte übersichtlicher

    Die Nutzerkonten und deren Rechte-Gruppen, sind der am meisten genutzte Bereich in den System-Einstellungen. Hier haben wir Verbesserungen an der Optik und der Nutzerführung vorgenommen.

    Die alte Nutzer-Ansicht

    Die neue Nutzer-Ansicht

    Die alten Einstellungen der Nutzer-Rollen sind unübersichtlich und für uns nur schwer erweiterbar.

    Die neuen Einstellungen sind für uns leichter erweiterbar und für den Nutzer verständlicher und übersichtlicher.

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  7. 🧐 Einblicke

    Neue Optionen? Gibt es nichts Wichtigeres?

    Heute haben wir die neue Optionen-Ansicht in VIA veröffentlicht. Hier haben wir das neue Design, dass Sie bereits aus den Stammdaten der Schulen und Unternehmen kennen, umgesetzt. Außerdem haben wir die Bedienung verbessert und mehr Struktur reingebracht.

    Was ändert sich?

    Inhaltlich ändert sich nichts. Das heißt, wir haben keine größeren neuen Funktionen hinzugefügt. An manchen Stellen haben wir die Art, wie die Optionen verwaltet werden geändert und besonders die Verwaltung der Variablen-Felder und und -Bereiche haben wir einer grundlegenden Überarbeitung unterzogen. Es ändert sich damit vor allem die Optik für Sie als Anwender.

    Für uns ändert es aber einiges. Die Optionen sind jetzt logischer aufgebaut und wir können so neue Funktionen besser integrieren. Auch sind sie durch die Menü-Leiste an der linken Seite jetzt besser erweiterbar.

    Warum diese Änderungen?

    Wir wollen, dass Sie als AnwenderInnen die „Angst“ vor den Optionen ein wenig verlieren. Nur sehr wenige AnwenderInnen nehmen Einstellungen selbst vor, sondern eröffnen meist Support-Tickets dafür. Natürlich helfen wir Ihnen sehr gern, besser ist es aber, wenn Sie sich selbst helfen können. Das hoffen wir mit den neuen Einstellungen zu unterstützen.

    Gibt es aktuell nichts Wichtigeres?

    Das kommt drauf an. Wir haben sehr viele Feature-Wünsche, die teilweise viel Arbeit benötigen. Wieso setzen wir dann also Arbeitskraft in eine wenig genutzte Sektion von VIA, die ja vorher auch funktioniert hat?

    Dafür gibt es viele Gründe:

    1. Wir arbeiten kontinuierlich daran unseren Support-Aufwand zu reduzieren. Dazu gehört, dass Sie als AnwenderInnen in die Lage versetzt werden selbstständig handeln zu können, wo Sie vorher vielleicht ein Support-Ticket geschrieben haben. Unsere Entwickler arbeiten auch an Ihren Support-Tickets. Weniger Support, bedeutet später also mehr Entwicklungs-Zeit.

    2. In den nächsten Monaten kommen so viele neue Kunden in VIA hinzu wie lange nicht. Wir wollen diese neuen Anwender mit einer frischeren VIA-Version begrüßen. Dazu müssen wir VIA zunehmend von Altlasten befreien.

    3. Apropos Altlasten: wir haben eine ganze Reihe von Ansichten und Funktionen, die nicht mehr unseren Ansprüchen genügen und die wir kontinuierlich überarbeiten werden. Das haben wir bei den Auswertungen, beim Dokumenten-Druck, bei den Stammdaten und bei der Stapelplanung gemacht. Jetzt sind eben die Optionen an der Reihe.

    4. Viele große Verbesserungen, die wir vor haben, erfordern Modernisierungen an anderen Stellen. Wir überarbeiten z. B. die Fahrtanforderungen, damit diese bei Änderung sich direkt auf die Umläufe auswirken. Um diese und andere Verbesserungen umzusetzen, müssen wir oft auch an anderer Stelle im System Änderungen vornehmen. Und wenn wir einmal dort sind, können wir diese gleich auch ganz neu machen und damit deutlich verbessern.

    5. Man kann nicht immer nur die „großen“ Änderungen und Verbesserungen im Auge haben. Viele Funktions- und Änderungswünsche wirken sich nur auf einzelne Kunden aus. Auch wenn diese dann jeweils eine große Auswirkung haben, müssen wir auch die Kunden berücksichtigen, die mit ihrem aktuellen VIA-Setup sehr zufrieden sind. Auch diesen Kunden wollen wir Neuerungen und Verbesserungen zukommen lassen – und da sind die System-Einstellungen eine gute Funktion dafür.

    Was passiert mit den alten Einstellungen?

    Wir glauben nicht, dass Sie den alten Einstellungen hinterher trauern – tun wir auch nicht – anders, als das vielleicht bei den Stammdaten oder den Druckverfahren der Fall sein könnte. Dennoch bleiben wir beim Versprechen alte Funktionen nicht von einem Tag auf den nächsten zu entfernen. Die alten Ansichten bleiben also vorerst erhalten und sind über die Schaltfläche „V1“ aufrufbar.

    Wie immer bleiben wir aber hier bei der Aussage: irgendwann werden wir die alten Funktionen entfernen (müssen)!

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  8. 🌟 Verbesserung
  9. 🧐 Einblicke

    Warum die Stammdaten ein neues Aussehen bekommen

    Schon lange sind wir mit der aktuellen Stammdaten-Verwaltung der Unternehmen und Schulen unzufrieden. Diese hatten wir 2016 als teil eines ersten größeren Redesigns von VIA veröffentlicht und damit den älteren Look ersetzt, den bspw. die Verwaltung der Haltestellen noch besitzt. Wirklich zufrieden waren wir und viele unserer Kunden aber nie damit.

    Warum die alte Ansicht nicht gut war

    2016 hatten wir den Plan VIA zu einer Anwendung zu formen, die zentral immer eine Karte anzeigte und alle aktuell gewählten Informationen (Schüler, Routen, Stammdaten, etc.) auf dieser Karte darstellte. Sehr schnell haben wir aber begriffen, dass das zwar schick aussieht aber in der täglichen Benutzung sehr ineffektiv wäre. Kunden, mit denen wir diese Änderungen besprochen haben, waren zurecht wenig begeistert, weshalb nur die Stammdaten-Verwaltung der Schulen und Unternehmen das damals neue Design erhielten, für das restliche System aber ein anderer Weg eingeschlagen wurde.

    Hier kurz die Schwächen der alten 2016er Ansicht:

    • Fehlende Erweiterbarkeit. Neue Funktionen oder Inhalte konnten wir nur sehr schwer und sehr inkonsistent hinzufügen. Manche neuen Inhalte wurden in Seitenreitern hinzugefügt, andere in einem durch einen Button-Klick aufgehendem Dialog umgesetzt.

    • Ein Großteil des Bildschirms wird für die Karte verwendet, obwohl deren Informationsgehalt sehr gering ist. Die wichtigen Informationen musste man durch Scrollen und Klicken erreichen.

    • Das Design war sehr speziell und individuell. Wir hatten es im Alltag schwer das Design konsistent zu halten und nicht Probleme mit der Bildschirmgröße, sich überlappenden Inhalten oder Ähnliches zu fabrizieren.

    Die alte Ansicht war gut gemeint, basierte optisch aber auf einem Konzept, das wir nie umgesetzt haben.Inhalte hatten nur wenig Platz, Funktionen waren unlogisch angeordnet.

    Was wir mit der neuen Ansicht verbessern

    Die neue Ansicht der Stammdaten macht das jetzt alles besser. Die Karte ist nun nur noch ein Menüpunkt von vielen, allen Inhalten wird gleich viel Platz eingeräumt und wir können die Funktionen beliebig erweitern. Im Hintergrund kümmert sich ein einfacherer Design-Baukasten darum, dass alle Elemente ordentlich angeordnet werden und insgesamt wirken die Ansichten jetzt logischer und aufgeräumter. Außerdem unterstützen wir das Auge des Nutzers mit neuen, kleinen Icons.

    Die neue Ansicht ist übersichtlicher und leichter zu verstehen.Die jeweiligen Inhalte erhalten zudem viel mehr Platz.

    Die alte Verwaltung bleibt noch erhalten

    In den letzten Jahren haben wir aber auch gelernt, dass Neuerungen nicht immer auf Gegenliebe stoßen. Viele der AnwenderInnen werden sich mit den 2016er-Ansichten gut auskennen und diese vielleicht gar nicht durch eine Neuerung ersetzen wollen.

    Darum sind wir vor einer Weile dazu übergegangen alte Funktionen zunächst im System zu lassen. Meist sind diese dann nur weniger prominent platziert, der Funktionsumfang bliebe aber gleich.

    Auch bei dieser Änderung handhaben wir das so. Im Menü „Stammdaten“ ist die neue Unternehmens- und Schulverwaltung über den normalen Menüpunkt erreichbar. Über den kleineren Menüpunkt „V1“ (steht für Version 1), sind die alten Ansichten aber noch normal verwendbar. Nichtsdestotrotz sind die neuen Ansichten jetzt tiefer in das System eingepasst, so dass VIA die neuen Ansichten jetzt eher anbietet, als die Alten.

    Übrigens können wir nicht sagen, wie lang die alten Funktionen noch im System verbleiben. Diese werden durch uns nicht mehr weiterentwickelt und es kann einen Punkt in der Weiterentwicklung von VIA geben, an dem die alten Ansichten ihre Funktion verlieren. Wir empfehlen Ihnen darum die alten Ansichten höchstens jetzt als Übergang noch zu verwenden, aber sich mit den Neuen dauerhaft vertraut zu machen.

    Um einen fehlerfreien Übergang zwischen den alten und den neuen Ansichten zu bieten, wurde diese Funktionsgruppe übrigens bei uns intern von drei KollegInnen überaus intensiv getestet.

    Vorlage für zukünftige Redesigns

    Das neue Design ist unspektakulär und effizient zugleich. Wir wollen mit VIA zwar eine Anwendung schaffen, die gut aussieht und sich so von anderen Verwaltungsprogrammen abhebt, die Effizienz in der Nutzung – die Nutzererfahrung – ist aber noch viel wichtiger. Wir stecken darum viel Zeit in die Konzeption um gut aussehende aber vor allem auch gut funktionierende Funktionen zu schaffen.

    Dieses neue Design werden wir jedenfalls jetzt an mehreren Stellen in VIA umsetzen, so wie es mit dem alten Design 2016 schon einmal angedacht war.

    Wir lernen aus Ihrem Feedback

    Sowohl die „Nicht-Umsetzung“ des 2016er Design, als auch das jetzige komplette Redesign basieren auf dem Feedback und den Meinungen, die wir von Kunden und AnwenderInnen bekommen. Wir entwickeln VIA, um Ihnen ein mächtiges Werkzeug für Ihre tägliche Arbeit zur Seite zu stellen – helfen Sie uns, indem Sie uns weiterhin mitteilen, was wir verbessern können.

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  10. 🧐 Einblicke

    Warum beschränken wir die Anzahl der Schüler in der Stapelplanung?

    Wir werden immer mal wieder gefragt, warum wir in der Stapelplanung die Höchstzahl der gleichzeitig verplanbaren Schüler beschränken. Technisch ist VIA nämlich sehr wohl in der Lage eine sehr große Anzahl Schüler gleichzeitig zu verplanen.

    Wir wollen in diesem kurzen Beitrag erläutern, warum wir die maximale Anzahl aktuell beschränken.

    Was ist die Stapelplanung?Mit der Stapelplanung können Sie Schüler selektieren und diese in eine Anzahl Fahrzeuge verplanen lassen. VIA berechnet dabei für diese Schüler die optimalen Wegebeziehungen und erstellt so Touren-Vorschläge.

    Diese Funktion ist als Vorschlags-Instrument gedacht, das heißt, sie macht dem Nutzer Vorschläge, die dieser annehmen kann oder bearbeiten kann. Außerdem kann man stetig neue Szenarien austesten, solang bis man mit dem Ergebnis zufrieden ist.

    Wie viele Schüler sind theoretisch möglich?Getestet haben wir die Stapelplanung intern für bis zu 2.500 Schüler.

    Auf welchen Wert wird die maximale Schülerzahl aktuell begrenzt?Das ist unterschiedlich. Die meisten Kunden haben aktuell eine Begrenzung von 80, Andere haben 160 oder 240.

    Warum haben manche Kunden andere Maximalwerte?Zum einen weil wir selbst noch dabei sind zu lernen, wie unsere Kunden diese komplexe Funktion nutzen (wollen). Außerdem können Kunden uns jederzeit ansprechen und den Maximalwert durch uns anheben lassen.

    Warum werden die Schülerzahlen begrenzt?Das hat mehrere Gründe, auf die wir folgend eingehen wollen.

    Grund 1 – Rechenleistung/Kosten

    Die Stapelplanung ist eine sehr komplexe Funktion, die je mehr Schüler ausgewählt werden, exponentiell wachsende Rechenleistung benötigt. Während die Verplanung von 10 Schülern sagen wir eine Rechenleistung von 100 Einheiten benötigt, brauchen 20 Schüler schon 500 Einheiten, 100 Schüler brauchen 25.000 Einheiten und so weiter.

    Kunden, die einfach mal testweise 1.000 Schüler verplanen, kosten also also eine ganze Menge Rechenleistung und damit letztlich auch Geld. Wir wollen, trotz dass VIA stetig besser und umfangreicher wird, die Kosten für unsere Kunden konstant halten, darum schauen wir, dass einzelne Funktionen nicht zu Kostentreibern werden.

    Grund 2 – Rechenzeit

    Zusammen mit der wachsenden Rechenleistung, wächst auch die Berechnungszeit einer Planung exponentiell, je mehr Schüler ausgewählt sind. Große Stapelplanungen dauern gern einmal mehrere Minuten, bis sie fertig berechnet sind. In dieser Zeit kann der Nutzer keine anderen Arbeiten erledigen, weil VIA blockiert und rechnet. Gleichzeitig wirken sich solche langen Berechnungen negativ auf andere Nutzer des Kunden aus, weil diese sich die Ressourcen ihrer VIA-Instanz teilen.

    Grund 3 – Übersichtlichkeit und Nutzerfreundlichkeit

    Neben den ersten beiden Gründen, die man akzeptieren kann, haben wir aber einen dritten und für uns wichtigsten Grund: die Nutzerfreundlichkeit.

    Bei einer Stapelplanung mit 1.000 Schülern berechnet VIA mindestens 125 8-Sitzer-Touren. Das bedeutet, dass VIA 125 Touren und 1.000 Schüler auf der Karte anzeigen muss. Das allein ist ein enormer Kraftakt – was aber grundsätzlich möglich ist. Allerdings müssten die Anwender dann 125 Touren durchsehen. Weil die Stapelplanung als Vorschlags-Instrument gedacht ist, soll der Anwender immer noch einmal über die Ergebnisse schauen können, eventuell Änderungen vornehmen und anschließend selbst die Touren daraus erstellen.

    Wir haben in Zusammenarbeit mit einigen Kunden gelernt, dass es schlicht nicht möglich bei 125 Touren den Überblick zu behalten und die Ergebnisse wirklich bewerten zu können. Hinzukommt dabei immer der Faktor, dass selbst kleine Anpassungen immer eine Neuberechnung mit verbundener Ladezeit zur Folge haben.

    Wir glauben darum, dass es keine gute Nutzererfahrung wäre, wenn VIA so große Planungen zuließe.

    Alternativ müsste VIA direkt aus der Planung neue Touren erstellen, was wiederum nach unserer Beobachtung eher nicht der Nutzungsweise unserer Kunden entspricht. Diese wollen lieber noch einmal „drüber schauen“ und anschließend selbst entscheiden.

    Die Stapelplanung von vielen Schülern macht die Arbeitsweise auch unübersichtlich.In diesem Beispiel wurden 75 Schüler verplant und die Bearbeitung der Touren ist leicht möglich.

    Grund 4 – Große Stapel optimieren die Beförderung kaum

    Die Annahme hinter der Stapelplanung ist, dass je mehr Schüler in einem Stapel liegen, um so mehr Optimierungspotential besteht. Unsere eigenen Tests und Erfahrungen widersprechen dem aber.

    Definitiv sinnvoll ist es ganze Schulen in einem Stapel planen zu können. Auch Schulorte mit mehreren Schulen, deren Unterrichtszeiten und Einzugsgebiete einigermaßen homogen sind, sollten definitiv einmal zusammen geplant werden. Nicht sinnvoll ist es unserer Erfahrung nach aber einen ganzen Landkreis mit weit verteilten Schulen und Schulorten zusammen zu planen. Hier kann kaum eine Optimierung stattfinden, ohne den Schülern lange Wege oder Fahrzeiten zuzumuten.

    Stattdessen empfehlen wir einfach mehrere kleinere Stapelplanungen durchzuführen. Das hat viele Vorteile, wie schnellere Ladezeiten, bessere Übersichtlichkeit, leichtere Handhabung und schnellere Änderung der Parameter. Gleichzeitig ist das Optimierungsergebnis ähnlich bis gleich gut.

    halber Grund 5 – technische Begrenzungen

    Moderne Browser beenden die Verbindung einer Webseite zu einem Server, wenn die Webseite mehr als 60 Sekunden auf eine Antwort vom Server wartet. Bei großen Stapeln, die länger als 60 Sekunden Berechnungszeit benötigen, kann es also sein, dass der Browser die Verbindung beendet und VIA für den Kunden neu startet. Dadurch verfällt auch die Stapelplanungs-Berechnung.

    Dieses Verhalten kann man zwar über Optionen in den Browsern verhindern, erfahrungsgemäß wird dies aber durch die IT-Abteilungen der Landkreise und Behörden nicht zugelassen. An dieser Situation arbeiten wir aber bereits.

    Update: hierzu haben wir inzwischen neue Erkenntnisse. Diese Beschränkung war in den meisten Fällen eine Einstellung unserer eigenen Server. Es kann dennoch spezielle Regel-Sets auf Ihrer Seite geben, die wir gemeinsam betrachten sollten.

    Zusammenfassung

    VIA beherrscht große Schülerzahlen theoretisch. Wir haben uns aber bewusst und nach ausführlichen Tests und Gesprächen mit Kunden dazu entschieden, die maximale Stapelgröße zu beschränken. Das geschieht, um Ihnen ein gutes Nutzererlebnis und ein frustfreies Arbeiten zu ermöglichen.

    Sollten Sie dennoch größere Stapelplanungen durchführen wollen, so können Sie uns jederzeit ansprechen und wir ändern Ihnen die entsprechenden Maximal-Werte.

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