Tourenpläne und Schülerlisten, die Sie mit VIA erstellen, versenden Sie anschließend meistens per E-Mail an Schulen und Verkehrsunternehmen. Bislang mussten Sie diese Dokumente erstellen, herunterladen und in Ihr eigenes E-Mail-Programm ziehen, um dort die eigentliche Nachricht zu schreiben.

Das wird jetzt anders. Von nun an können Sie E-Mails und Dokumente direkt aus VIA heraus senden.

Einfaches Versenden von Text-E-Mails

Über VIA können Sie jetzt an folgende Empfänger einfache Text-E-Mails senden:

  • Schulen

  • Verkehrsunternehmen (Subunternehmen)

  • Fahrer (wenn E-Mail erfasst)

  • Begleitpersonen (wenn E-Mail erfasst)

Senden einer Mail an Schulen

  • Gehen Sie im Hauptmenü auf „Stammdaten“ ➜ „Schulen“

  • Wählen Sie die Empfänger-Schule aus

  • Klicken Sie rechts oben auf den Button „E-Mail senden“

  • Der E-Mail-Dialog wird geöffnet (wird weiter unten erklärt)

Senden einer Mail an Verkehrsunternehmen

  • Gehen Sie im Hauptmenü auf „Stammdaten“ ➜ „Unternehmen“

  • Wählen Sie das Empfänger-Unternehmen aus

  • Klicken Sie rechts oben auf den Button „E-Mail senden“

  • Der E-Mail-Dialog wird geöffnet (wird weiter unten erklärt)

Senden einer Mail an Fahrer und Begleitpersonen

  • Gehen Sie im Hauptmenü auf „Stammdaten“ ➜ „Unternehmen“

  • Wählen Sie die Empfänger-Unternehmen aus

  • Gehen Sie im Seiten-Menü auf „Fahrer“ oder auf „Begleitpersonen“

  • Öffnen Sie einen Fahrer oder eine Begleitperson

  • Klicken Sie links unten auf den Button „E-Mail senden“

  • Der E-Mail-Dialog wird geöffnet (wird weiter unten erklärt)

  • Der „E-Mail senden“-Button ist nur aktiv, wenn Sie eine valide E-Mail-Adresse hinterlegt haben

Der E-Mail-Dialog

Der E-Mail-Senden-Dialog ist für alle Empfänger (Schulen, Unternehmen, Fahrer, Begleitpersonen) gleich und ist wie folgt aufgebaut:

  • „Von“Hier werden Sie immer Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse finden. Es ist nicht möglich einen anderen Absender als den, der gerade in VIA angemeldet ist, auszuwählen.

  • „An“Der Name und die E-Mail-Adresse des Empfängers. Hier werden die in den Stammdaten hinterlegten E-Mail-Adressen verwendet. Schauen Sie bevor Sie eine Nachricht schreiben, dass die korrekte E-Mail eingetragen ist.

  • Häkchen „Eine Kopie an mich senden“VIA wird nach dem Absenden der Nachricht auch eine Kopie an Ihre persönliche E-Mail-Adresse senden.

  • BetreffDer Text, der in der E-Mail als Betreff-Zeile dargestellt werden soll

  • NachrichtIhr Nachrichten-Text, der per E-Mail versendet werden soll

  • SignaturDieser Text wird der Nachricht angehangen und kann über die Einstellungen zentral vorgegeben werden. Mehr dazu weiter unten.

  • Button „E-Mail senden“Sendet die E-Mail an den Empfänger und, wenn ausgewählt, auch an Sie.

Dokumente als Anhänge versenden

Es ist auch möglich erstellte Dokumente, wie Schülerlisten, Verträge, Tourenpläne etc. an bestimmte Empfänger zu versenden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  • Erstellen Sie ein Dokument, so wie Sie es gewohnt sind.

    • „Auswertungen & Druck“ ➜ „Dokumente erstellen“

  • Aktuell können nur einzeln erstellte Dokumente versendet werden. Erstellen Sie also mehrere Dokumente gleichzeitig, achten Sie darauf, dass das Häkchen „Dokumente einzeln erstellen“ gesetzt ist.

  • Nach dem Erstellen eines Dokuments sehen Sie im Druck-Dialog rechts oben den Button „per E-Mail senden.

  • Wenn Sie darauf klicken bekommen Sie die möglichen Empfänger angezeigt. Aktuell wird dort immer nur ein Empfänger zu sehen sein. VIA verhindert, dass Dokumente gleichzeitig an mehrere Empfänger gesendet werden können, um Datenschutz-Verstößen vorzubeugen.

  • Nach dem Klick auf „E-Mail an diese(n) Empfänger senden“, öffnet sich wieder der „E-Mail senden“-Dialog.

  • Dort finden Sie unten zwei neue Felder:

    • Anhang:zeigt Ihnen den Namen des angehängten Dokuments

    • Ablauf-Datum:Anhänge haben ein Ablauf-Datum, ab dem sie nicht mehr aufrufbar sind. Wir begrenzen diese Zeit auf maximal ein Jahr. Grund ist, dass wir sonst Datenschutz-Verstöße in einigen Jahren auslösen könnten. Sie sollten das Ablauf-Datum datum darum so knapp wie möglich setzten.

Behandlung von Anhängen in VIA

Dokumente, die Sie als Anhang aus VIA heraus versenden, werden nicht als Anhänge versendet, sondern bleiben in VIA gespeichert. In der E-Mail finden die Empfänger nur einen Link zu der Anhang-Datei.

Dies ist aus folgenden Gründen sinnvoll:

  • Manche Dokumente können sehr groß werden, und so nicht mehr per E-Mail versendbar. Dadurch, dass sie der E-Mail nicht wirklich angehängt werden und in VIA gespeichert bleiben, können beliebig große Anhänge versendet werden.

  • Nur so können wir Dateien mit einem Ablauf-Datum versehen. Versendete E-Mails haben diese Funktion nicht. VIA kann so überwachen, dass keine Datenschutz-Probleme entstehen.

  • Weil die Datei nicht direkt in der E-Mail anhängt, ist der Versand von personenbezogenen Daten so datenschutzrechtlich viel besser gelöst. Nur die Empfänger der E-Mail haben den Link und somit den Zugriff auf die versendete Datei.

E-Mail-Vorlagen erstellen und verwenden

Für wiederkehrende E-Mails mit ähnlichem Inhalt können Sie sich und Ihren KollegInnen Vorlagen erstellen.

  • Im „E-Mail senden“-Dialog finden Sie hinter „Betreff“ den Button „Vorlagen“. Mit einem Klick darauf öffnet sich die Vorlagen-Verwaltung.

• Am Anfang ist diese Liste leer. Sie können eine neue Vorlagen erzeugen, indem Sie auf das „+“ klicken.

  • Der Name der Vorlage erscheint in der Auflistung der E-Mail-Vorlagen-Verwaltung

  • Betreff und Nachricht werden nach dem Auswählen der Vorlage in die E-Mail eingefügt

  • Mit dem Häkchen „Vorlage global anderen NutzerInnen bereitstellen“ steuern Sie, ob nur Sie sie selbst oder alle VIA-NutzerInnen auf diese Vorlage zugreifen können. Setzen Sie dieses Häkchen nur, wenn der Vorlagen-Inhalt wirklich für alle relevant ist, damit die Vorlagen-Liste nicht zu voll und unübersichtlich wird.

Das E-Mail-Feature aktivieren und die richtigen Optionen vornehmen

Bevor Sie diese neuen Funktionen verwenden können, müssen Sie diese in den Optionen freischalten. Außerdem gibt es ein paar grundsätzliche Optionen zu treffen.

Die Folgenden Einstellungen können nur NutzerInnen mit dem Nutzungsrecht „Administrator“ vornehmen (oder SLN). Besprechen Sie vorher im Team, ob Sie das E-Mail-Feature verwenden wollen.

So gelangen Sie in die E-Mail-Einstellungen:

  • gehen Sie auf „Daten & Optionen“ ➜ „Systemeinstellungen“ ➜ „E-Mail-Versand“

  • Aktivieren Sie das Häkchen „Nutzer dürfen über VIA E-Mails versenden“

  • Bearbeiten Sie die beiden Felder „Schema für Absendername“ und „Schema für Signatur“

  • In beiden Fällen können Sie die hinter den NutzerInnen gespeicherten Informationen als Textmarken verwenden.

  • Tragen Sie z. B. den Namen Ihrer Dienststelle und deren Anschrift ein und versuchen Sie ein offiziell aussehenden Layout zu erstellen.

  • Die Signatur-Textbox akzeptiert HTML (falls Sie die Signatur weiter formatieren wollen)

  • Vergessen Sie nicht zu speichern

  • Gehen Sie unter System-Nutzer alle Nutzer-Accounts durch und schauen Sie, ob alle Felder ausgefüllt sind, damit diese später in der Signatur richtig eingesetzt werden.