Neue Funktionen, Verbesserungen und Korrekturen
Im Video erklären wir, was VIA-GPT ist, was wir damit vor haben und wie Sie sie einsetzen können.
https://vimeo.com/938215703/1f07bca8bd?share=copy
Daten & Optionen → Systemeinstellungen → System-Parameter
Aktivieren Sie die VIAGPT-Einstellungen:
Wir haben die Funktion zum Registrieren von Exporten überarbeitet und ein Archiv für bereits erstellte Auswertungen eingeführt. Alle wichtigen Details erfahren Sie im Video von Lars.
In dieser Anleitung erklären wir Ihnen, wie Sie in VIA Schüler:innen hochstufen können. Die Hochstufung ermöglicht es, Schüler:innen in das nächste Schuljahr zu versetzen und die erforderlichen Anträge automatisch zu generieren. Zudem werden die neuen Funktionen erläutert, wie beispielsweise der Mehrfach-Umzug zu einer neuen Schule.
Nachfolgend haben Sie die Möglichkeit, den Text mit allen Schritten sorgfältig durchzulesen, oder Sie können sich unser informatives Erklärvideo (klick) anschauen. Das Video zeigt Ihnen alle Vorgänge und erläutert weitere Details, damit Sie die Hochstufung effizient nutzen und von den neuen Funktionen optimal profitieren können.
Voraussetzungen
Bevor Sie Schüler:innen hochstufen können, stellen Sie sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
2.1. Systemeinstellungen vornehmen
Gehen Sie zu den Systemeinstellungen in "Daten & Optionen" und führen Sie die folgenden Schritte aus:
Unter "Anträge & Eigenanteile" setzen Sie den jeweiligen Status, der beim Hochstufen vergeben wird (von → in). Diese Einstellung ist individuell anpassbar.
Unter "Initialisierung" legen Sie den Schuljahres-Wechsel (unter gleichnamigen Menüpunkt) fest. Dies ist wichtig, damit das Hochstufen richtig funktioniert und die richtige, neue Klasse ausgewählt wird.
2.2. Schulverwaltung einrichten
Gehen Sie zu den Schulen in "Stammdaten" und führen Sie die folgenden Schritte aus:
Gewünschte Schule auswählen.
Unter "Spezifikationen" hinterlegen Sie die jeweiligen Klassen pro Schule und geben Sie die maximale Klasse an.
Stellen Sie sicher, dass die Schuldaten korrekt gepflegt sind, da andernfalls das automatische Hochstufen nicht möglich ist.
Einzelne Schüler:innen hochstufen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine:n Schüler:in einzeln hochzustufen:
Wählen Sie die/den entsprechende:n Schüler:in aus.
Stellen Sie sicher, dass der aktuelle Antrag vorhanden und bearbeitet ist.
Wählen Sie den Antrag aus und klicken Sie rechts oben auf “Antrag” und dann "Antrag weiterführen".
Wählen Sie "Ins neue Schuljahr" aus und ggf. die Option, die Klassenstufe nicht zu erhöhen.
Ein neuer Antrag wird generiert, und die Daten werden wie hinterlegt eingespielt (z. B. Adresse, Ticket usw.).
Mehrere oder alle Schüler:innen einer Schule hochstufen
Wenn Sie mehrere oder alle Schüler:innen einer Schule hochstufen möchten, befolgen Sie diese Schritte:
Wählen Sie die Schule aus.
Gehen Sie zu "Allgemeine Infos" und klicken Sie rechts oben auf "Weiteres" und dann "Schule hochstufen".
Geben Sie die geforderten Angaben ein:
Das Hochstufen kann nach Beförderungsart oder Klassen eingegrenzt werden.
Wählen Sie ein Datum, an dem die alten Anträge noch gültig sind (oder waren, ggf. rückwirkend).
Die VIA-Software zeigt automatisch an, welche Anträge "passend" sind (grün) und wo manuelle Anpassungen erforderlich sind (rot).
Der "neue Status" kann entweder einheitlich für alle gesetzt oder individuell eingetragen werden.
Ein Klassenzusatz kann hier direkt eingetragen werden.
Die Ergebnisse sehen genauso aus wie beim einzelnen Hochstufen am Schüler direkt, und die Daten werden wie hinterlegt übernommen.
Schüler:innen in eine andere Schule umziehen (über Hochstufen)
Wenn Schüler:innen in eine andere Schule umziehen sollen, ist dies nun ebenfalls gebündelt möglich. Gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie eine Schule aus.
Gehen Sie zu "Allgemeine Infos" und klicken Sie rechts oben auf "Weiteres" und dann "Schule hochstufen".
Verwenden Sie die Schaltfläche "Neue Schule", um die entsprechenden Schüler:innen in eine andere Schule zu versetzen.
Die VIA-Software zeigt wiederum passende Schüler:innen an (grün).
Beachten Sie: Bei solchen generierten Anträgen erhalten die Schüler:innen KEINE neuen Fahrtanforderungen und müssen manuell nachgearbeitet werden, da sich die Beförderungsgrundlage ändert und erneut geprüft werden muss.
Mit dieser Anleitung können Sie Schüler:innen in VIA problemlos hochstufen und organisieren. Beachten Sie immer die vorab definierten Systemeinstellungen und die Pflege der Schulverwaltungsdaten, um ein reibungsloses Hochstufen zu gewährleisten.
Wir haben kleine Verbesserungen an der Schüler*innen-Ansicht vorgenommen und stellen diese in einem kurzen Video vor:
Nach sechs, sieben Jahren erhält die Touren-Ansicht heute ihr erstes großen Update. Unser Kollege Bruno hat daran mehrere Monate gearbeitet, viel getestet, verworfen und verbessert und Lars stellt Ihnen die Neuerungen im Video vor.
Viele unserer Kunden nutzen den Umzugs-Assistenten bereits. Für alle anderen haben wir ein neues Video erstellt, um sich über diese hilfreiche Option zu informieren. Der Umzugs-Assistent unterstützt Sie, wenn Schüler*innen vor einem Schul- oder Wohnortwechsel stehen und beachtet bestehende Fahrtanforderungen, ÖPNV-Tickets und/oder Umläufe und passt diese ab einem gewünschten Stichtag an. Für weitere Rückfragen oder Feedback zum Umzugs-Assistenten sind wir jederzeit gern für Sie da.
Der Umzugs-Assistent
Vor ein paar Tagen haben wir bereits die Neuerungen in unserem Schulportal mit Ihnen geteilt. Auch das Portal für Unternehmen hat davon profitiert und ist dem Portal der Schulen in Ansicht und Funktionalität sehr ähnlich. Gern können Sie besagtes Video mit Ihren Unternehmern teilen, um die Mitarbeit einfacher zu gestalten.
Das neue Unternehmerportal
Durch Rückmeldungen und Feedback können wir unsere Software stetig verbessern. Dadurch hat auch unser Schulportal auf der Grundlage Ihrer Wünsche einige neue Funktionen und ein frisches Gesicht bekommen. Um Ihnen die Neuerungen vorstellen und visualisieren zu können, haben wir diese erneut in einem Video zusammengefasst.
Das neue Schulportal
Wir haben eine Videoserie zu MyVIA ins Leben gerufen, um einen Einblick in unser online Antragsportal zu geben.
Außerdem gibt es Ihnen die Möglichkeit, den Anwender*innen, also den Eltern bei Fragen oder Herausforderungen eine Hilfe an die Hand zu geben.
Die Videoserie besteht aus drei Teilen:
Account erstellen
Hier geht es zum Video
Antrag erstellen und einreichen
Hier geht es zum Video
Account verwalten
Hier geht es zum Video
In unserem Schulungsvideo gehen wir auf die notwendigen Vorbereitungen ein und zeigen anhand von Beispielen, wie man entweder eine ganze Schule oder einzelne Personen Hochstufen kann.
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