Die Funktion des Änderungsantrags in myVIA ermöglicht es, bereits gestellte Anträge zu aktualisieren, wenn nur geringe Änderungen erforderlich sind. Dies stellt eine Vereinfachung für die Nutzenden dar, da sie einen bereits eingereichten Antrag als Vorlage verwenden können. Dadurch müssen nicht alle Informationen erneut eingegeben werden – lediglich die notwendigen Änderungen, wie zum Beispiel die Klasse oder das Schuljahr, müssen angepasst werden. Auch ein Umzug oder ähnliche kleine Änderungen können durch den Änderungsantrag berücksichtigt werden.

Aktivierung

Um die Funktion des Änderungsantrags zu aktivieren, müssen die Systemeinstellungen in VIA angepasst werden. Navigieren Sie dazu zu Daten & Optionen > Systemeinstellungen > Frontend (unter der Überschrift myVIA) > Allgemein und aktivieren Sie die Checkbox Änderungsanträge aktivieren.

Veränderungen in myVIA

Sobald die Funktion aktiviert ist, verändert sich myVIA. Beim Ausfüllen eines neuen Antrags wird, sofern es einen entsprechenden Altantrag gibt, eine Zwischenseite eingeblendet, die den Nutzenden vor die Wahl stellt, ob sie einen neuen Antrag stellen oder einen Änderungsantrag einreichen möchten. Unter der Option des Änderungsantrags werden alle früheren Anträge angezeigt, die als Basis für den neuen Antrag dienen können. So können die Nutzenden schnell einen passenden Antrag auswählen und nur die notwendigen Änderungen vornehmen.

Der Antrag wird dennoch wie ein neuer Antrag behandelt, durchläuft also weiterhin die Schleife über die Schule für die Schulbesuchsbestätigung (sofern diese eben in Benutzung ist).

Ein einmal hochgeladenes Passbild ist am Schülerprofil gespeichert und wird bei einem Folge- oder Änderungsantrag automatisch vorausgefüllt. Ausnahmen:
1. Bereits angefangene Entwürfe (älter als der gestellte Initial-Antrag) übernehmen das Passbild nicht automatisch.
2. Passbilder, die in VIA manuell von der Sachbearbeitung hochgeladen wurden, werden nicht in myVIA angezeigt oder vorgeblendet.

Veränderungen in VIA

In VIA wird der Änderungsantrag für die Sachbearbeitung durch mehrere Merkmale kenntlich gemacht. In der Antragsübersicht erscheint bei Änderungsanträgen die Kennzeichnung „online - Änderung“.

Zusätzlich wird in den Stammdaten des Antrags ein Bereich ergänzt, der auf die vorgenommenen Änderungen hinweist. Dies erleichtert es der Sachbearbeitung, den Antrag schnell zu erkennen und die relevanten Änderungen zu überprüfen.

Dabei ist auch stets der Basisantrag erwähnt sowieso über den Pfeil direkt erreichbar.

Automatischer Vergleich von Antragsdaten

Aus Komplexitätsgründen können nicht alle Antragsdaten automatisch verglichen werden. Folgende Antragsdaten können jedoch automatisch abgeglichen werden:

  • Wohnort

  • Schule

  • Klasse

  • Bankdaten

Sofern Änderungen an diesen Daten vorgenommen wurden, wird dies im Antrag angezeigt.

Dennoch sollte jeder Änderungsantrag auch manuell überprüft werden. Da nicht alle Felder automatisch abgeglichen werden können, ist es möglich, dass sich weitere Änderungen ergeben, die nicht sofort erkennbar sind. Dies betrifft insbesondere kundenspezifische Felder, Bemerkungen oder neu angehängte Dateien, die nicht automatisch verglichen werden können. Die Sachbearbeitung sollte daher sicherstellen, dass alle Angaben korrekt und vollständig sind.

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