In VIA stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, Adressen von Nutzer*innen zu verifizieren. Eine gültig verifizierte Adresse ist Voraussetzung für viele Antragsprozesse.

Automatische Adress-Verifizierung (Schnittstelle)

Eine automatische Adressverifizierung erfolgt, sofern eine Schnittstelle zum Einwohnermeldeamt eingerichtet wurde. Dabei werden die vom Nutzenden eingegebenen Daten (Name, Geburtsdatum, Adresse) mit dem amtlichen Melderegister abgeglichen. Eine Ja/Nein-Antwort, ob die Kombination aus Daten bekannt bzw. so gemeldet ist, wird zurückgegeben und verarbeitet:

  • Ergebnis "Ja":
    Die Adresse gilt als verifiziert. Der/Die Nutzer*in wird automatisch per E-Mail informiert und kann nach spätestens 48 Stunden (i.d.R. meist schneller) den Antrag stellen.

  • Ergebnis "Nein":
    Die Verifizierung ist nicht erfolgreich. In diesem Fall wird der/die Nutzer*in für den Versand eines PIN-Briefs vorgemerkt (wird als Adressat im PIN-Briefstapel hinzugefügt).

    1. Der Brief enthält einen einmaligen Verifizierungscode.

    2. Nach Erhalt muss der/die Nutzer*in den PIN-Code in myVIA eingeben.

    3. Nach erfolgreicher Eingabe gilt die Adresse als verifiziert und ist für Anträge freigeschaltet.

PIN-Briefe

Ein PIN-Brief ist eine myVIA-Funktion und dient der einmaligen Verifikation einer Nutzeradresse, entweder alleinstehend oder wenn eine automatische Verifizierung über das Melderegister nicht erfolgreich war. Er enthält einen persönlichen Code, den Nutzer*innen eingeben müssen, um die Adresse freizuschalten und damit Anträge stellen zu können.

Sofern eine Schnittstelle zum Einwohnermeldeamt nicht möglich oder gewünscht ist, kann die PIN-Brief-Methode auch alleinstehend genutzt werden. Folglich wird für jede neue Adresse ein PIN-Brief ausgestellt.

Erstellung und Druck von PIN-Briefen

PIN-Briefe werden direkt VIA erstellt und stehen dort als druckbare Dokumente bereit.

Es stehen Ihnen folgende Werkzeuge zur Verfügung:

  • Dashboard-Counter

    • So behalten Sie immer im Blick, wie viele PIN-Briefe aktuell zu versenden sind.

    • Wählen Sie hierfür die Einstellung „Auswertung in Form einer Zahl“.

  • Zwei Druckstapel

    1. Aktiver Druckstapel

      • Hier erzeugen und drucken Sie neue PIN-Briefe.

      • Wichtig: Sobald ein Brief erzeugt ist, gilt dieser automatisch als abgearbeitet und landet so beim erneuter Nutzung des Stapels nicht wieder dort (= Registrierung).

      • Bitte drucken Sie Briefe möglichst direkt aus, um Fehler zu vermeiden.

    2. Rückblick-Stapel

      • Hier finden Sie bereits erzeugte, aber eventuell noch nicht gedruckte Briefe. Über diesen Stapel wird Ihnen der nachträglichen Zugriff ermöglicht.

      • Hier steht Ihnen ein Filter nach Druckzeitpunkt zur Verfügung.

Hinweise zur Nutzung

  • Im PIN-Brief steht standardmäßig, dass der Code verfällt. Das ist jedoch technisch nicht der Fall, denn der Code bleibt unbegrenzt gültig. Die Angabe dient lediglich der Motivation zur zügigen Bearbeitung. Sie können diesen Hinweis im Brieftext bei Bedarf anpassen oder entfernen.

  • PIN-Briefe können nicht in der E-Akte der Schüler*innen gespeichert werden. Stattdessen gibt es den besagten “Bereits gedruckt”-Stapel.

  • Leere oder unvollständige Adressen werden von VIA wie neue Adressen behandelt und an die Schnittstelle zur Verifizierung übermittelt.

Achten Sie besonders auf vollständige und korrekte Adressdaten, vor allem bei Bestands-Erziehungsberechtigten.

  • Das kann dazu führen, dass PIN-Briefe ohne Anschrift erzeugt werden.

  • Empfehlung: Räumen Sie nach dem Zusammenführen von Bestands- und Online-Daten die Adressen der Erziehungsberechtigten auf und ergänzen fehlende Angaben.

Adress-Verifizierung über die Schülerakte

Sofern Sie eine Schnittstelle, also die automatische Adress-Verifizierung, nutzen: In VIA haben Sie die Möglichkeit, Adressdaten zeitlich unabhängig zu verifizieren, sowohl für einen oder alle Erziehungsberechtigten als auch für den/die Schüler*in selbst.

Die Funktion finden Sie in der Schülerakte unter Weiteres > Adress-Verifizierung.

Nach einem Klick öffnet sich ein Seitenfenster, in dem Sie auswählen können, wessen Adresse geprüft werden soll. Die Verifizierung ist auch für Kinder möglich, die nicht online registriert sind.

Für eine erfolgreiche Adressprüfung müssen vollständiger Name, Geburtsdatum und Adresse vorliegen. Sind diese Angaben unvollständig oder fehlerhaft, schlägt die Prüfung fehl und liefert ein negatives Ergebnis.

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Allgemeine myVIA-Einstellungen