Die Unternehmen- und Schulportale haben in den letzten Wochen mehrere Updates erhalten. Dabei haben wir für einige Kunden die Möglichkeit aktiviert, dass Schulen neue Schüler*innen anlegen und dem Träger so bei der Erfassung von Neuanträgen helfen.

Diese Möglichkeit stellen wir jetzt allen Kunden zur Verfügung.

Notwendige Vorbereitungen

Bevor Schulen neue Schüler*innen über deren Portale melden dürfen, müssen ein paar Einstellungen vorgenommen werden:

1. Den Status anlegen, den neue Schüler*innen bekommen sollen

Um Schüler*innen, die von Schulen gemeldet wurden, abzugrenzen, ist es empfehlenswert für diese einen neuen Status anzulegen. Neue Schüler werden dann in diesen Status gelegt und können so schneller gefunden und abgearbeitet werden.

  1. Öffnen Sie dazu „Daten & Optionen“ → „System-Einstellungen“ → Initialisierung → „Antrags-Status“

  2. Fügen Sie einen neuen Eintrag hinzu, nennen Sie ihn bspw. „nicht bearbeitet (von Schule)“

  3. Gehen Sie in den Einstellungen zum Menü „Anträge & Eigenanteile“

  4. Wählen Sie den neu angelegten Status bei „Neuanträge (von Schule)“ aus.

2. Schulen das Anlegen neuer Schüler*innen erlauben

Sie müssen den Schulen explizit erlauben, dass diese neue Schüler*innen anlegen dürfen.

  1. Öffnen Sie dazu „Daten & Optionen“ → „System-Einstellungen“ → Initialisierung → „Portale“

  2. Aktivieren Sie das Häkchen „Neue Schüler*innen anlegen“ in der Schulen-Sektion

  3. Speichern Sie

3. Die Auswertung auf das Dashboard legen, die Ihnen Neuanträge von Schulen anzeigt

Wenn Schulen jetzt neue Schüler*innen melden, müssen Sie das noch irgendwie mitbekommen. Am besten geht das mit einer Auswertung, die Ihnen alle Schüler*innen in unserem neuen Status „nicht bearbeitet (von Schule)“ anzeigt.

Diese Schüler*innen können Sie dann durchgehen und fertig bearbeiten. Wenn Sie mit dem Antrag fertig sind, ändern Sie den Status bspw. auf „bearbeitet“ und diese/r Schüler*in wird in der Auswertung nicht mehr angezeigt.

Diese Auswertung gibt es über den Markplatz zu laden. So gehen Sie vor:

  1. Öffnen Sie den Marktplatz unter „Auswertungen & Druck“ → „Marktplatz

  2. Wählen Sie im Marktplatz „Auswertungen“

  3. Suchen Sie nach der Auswertung „von Schulen neu gemeldete Schüler*innen“

  4. Installieren Sie diese über den Button rechts oben

Die Auswertung ist jetzt in Ihrer VIA-Instanz installiert und kann über die normale Auswertungs-Ansicht aufgerufen werden.

Nun können Sie diese neue Auswertung sich noch auf Ihr Dashboard legen. Das muss jede/r Kolleg*in selbst vornehmen, alle vorigen Schritte müssen nur einmal pro Kunde vorgenommen werden.

In diesem Helpdesk-Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Auswertungen auf das Dashboard legen.

Wenn Sie weitere Hilfe benötigen, kontaktieren Sie uns gern!